위하고 엑셀로 한꺼번에 입력하기, 일반전표·매입매출·통장 엑셀 올리기

「위하고 기초」 연재 15편입니다. 전표가 수십, 수백 건이면 하나씩 넣을 수 없습니다. 이럴 때 쓰는 엑셀로 한꺼번에 올리기를 다룹니다. 일반전표, 매입매출전표, 통장 세 곳에서 엑셀을 올리는 방법이 조금씩 다릅니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사입니다.

1. 언제 엑셀을 쓰나

• 도입 첫해에 과거 거래를 한꺼번에 넣을 때
• 통장 자동수집 이전 기간의 거래를 채울 때(9편)
• 다른 프로그램에서 쓰던 전표를 옮길 때
• 급여나 정기 지출처럼 모양이 같은 전표를 많이 만들 때

반대로 몇 건 안 되면 손으로 넣는 것이 빠르고 실수도 적습니다.

2. 일반전표 엑셀올리기

메뉴 위치: 일반전표입력 › 더보기(기능모음) › 엑셀올리기 (단축키 Ctrl+U). 올릴 엑셀 파일은 미리 만들어 둡니다.

먼저 「조회」를 한 번 눌러야 이 메뉴가 열립니다. 조회 전에는 눌러도 아무 창이 뜨지 않습니다.

파일 모양

정해진 서식이 따로 없습니다. 열 순서를 아래처럼 두면 그대로 읽힙니다. 첫 줄은 제목으로 보고 건너뜁니다.

• 필수: 월, 일, 구분, 계정과목코드, 계정과목명, 차변과 대변 금액. 부서나 현장 이름을 넣으면 그 코드도 필수가 됩니다.
• 구분: 3 차변, 4 대변으로 넣습니다.
• 전표 묶기: 번호 열이 없어도 같은 날짜 안에서 차변 합계와 대변 합계가 맞는 지점마다 한 전표로 끊어집니다. 한 전표가 될 줄은 위아래로 이어서 두고 차대를 맞춥니다. 중간에 다른 전표의 줄이 끼면 엉뚱하게 묶입니다.
• 계정과목 코드는 3자리든 5자리든 시스템 코드와 맞아야 합니다.

올릴 때 고르는 옵션

1. 계정과목은 「계정코드 기준」으로 올립니다. 엑셀의 계정 이름이 달라도 시스템에 등록된 이름으로 들어갑니다. 엑셀 계정명으로 기초 데이터를 덮어쓰는 옵션은 쓰지 않습니다.
2. 거래처는 코드 열을 넣고 「거래처 기준」으로 올립니다. 코드가 없으면 이름만 들어가 「미등록거래처」가 됩니다. 「코드가 같고 이름이 다르면 신규 등록」 옵션은 켜지 않습니다. 엑셀 오타 하나로 거래처가 새로 생깁니다.
3. 과거 데이터를 제공받은 기수에는 올릴 수 없습니다.

3. 올리기 전에 할 일

1. 회사, 사업자번호, 기수 배지가 맞는지 봅니다(1편). 다른 회사나 다른 기수에 올라가면 지우기 번거롭습니다.
2. 파일 안에서 차변 합계와 대변 합계가 같은지 먼저 봅니다. 전표 단위로도 맞아야 합니다.
3. 엑셀로 한 번 저장해서 올립니다. 프로그램으로 만든 파일은 한글(적요, 계정명)이 깨져서 올라갈 수 있습니다. 엑셀에서 열어 다시 저장하면 해결됩니다.
4. 올리면 나오는 미리보기에서 건수, 차대 합계, 적요 글자를 파일과 대조합니다. 불가로 표시된 줄은 올라가지 않으니 이유를 읽습니다.

4. 올린 뒤 확인

• 일반전표를 재조회해서 건수를 확인합니다.
• 차액전표보기로 차대가 안 맞는 전표가 없는지 봅니다(5편).
• 실수로 올렸다면 올린 전표를 체크한 뒤 하단 삭제로 지웁니다. 지우고 나서도 재조회해 0건인지 확인합니다.
• 시산표로 계정별 합계가 의도한 대로인지 봅니다.

5. 매입매출전표 엑셀자료반영

메뉴 위치: 매입매출전표입력 › 더보기 › 엑셀자료반영(Ctrl+U)

1. 엑셀서식 내려받기로 위하고가 주는 양식을 받습니다.
2. 양식에 거래를 넣습니다. 첫 줄에 있는 샘플 데이터는 반영되지 않으니 지우고 1번부터 씁니다.
3. 엑셀업로드로 올리고 전표전송을 눌러 전표로 만듭니다.
4. 등록되지 않은 카드사나 거래처는 자동으로 등록됩니다. 올린 뒤 거래처를 한 번 훑어봅니다.

현금영수증 매출 중 세액이 0인 건(유형 22)은 이 방법으로 올리면 오류로 거부될 수 있어, 화면에서 직접 입력합니다.

6. 통장 엑셀 올리기

메뉴 위치: 자동전표처리 › 통장 › 엑셀서식 불러오기

• 통장 엑셀은 은행마다 모양이 다릅니다. 파일 찾기로 고른 뒤 엑셀 항목(거래일자, 적요, 출금, 입금 등)에 커서를 두고 엑셀제목설정을 선택해 번호로 맞춥니다. 예를 들어 거래일자 아래 칸에 1을 넣으면 1번 항목으로 매칭됩니다.
• 매칭이 끝나면 금융거래처(그 통장)를 고르고 올립니다.
• 올린 뒤 조회 구분을 2 엑셀로 바꿔야 보입니다(9편).
• 같은 파일을 두 번 올리면 이중이 되니, 올리기 전에 기간이 겹치지 않는지 봅니다.

7. 자주 막히는 곳

• 창이 안 열림: 조회를 먼저 한 번 눌렀는지 봅니다.
• 한글이 깨짐: 엑셀에서 열어 다시 저장해서 올립니다.
• 거래처코드 오류: 열 순서가 틀렸거나 코드가 등록된 거래처와 맞지 않는 경우를 먼저 의심합니다. 원인을 못 찾으면 거래처 열을 비우고 올린 뒤 거래처를 하나씩 코드도움으로 넣는 방법이 있습니다.
• 전표가 엉뚱하게 묶임: 날짜 안에서 차대가 맞는 지점마다 끊어지므로, 한 전표의 줄을 이어서 두고 차대를 맞춥니다.
• 미등록거래처가 쌓임: 거래처 코드 열을 넣지 않고 올린 경우입니다.

8. 개인사업자라면

방법은 같습니다. 개인사업자는 대표자 입출금을 인출금으로 구분해 파일에 넣고, 가사 경비가 섞이지 않았는지 올리기 전에 한 번 봅니다.

다음 편

16편에서는 월말 점검을 다룹니다. 차액전표, 시산표 마이너스 잔액, 거래처원장을 보는 순서입니다.

개별 사안은 사실관계에 따라 다를 수 있음

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

엑셀올리기 메뉴를 눌러도 창이 안 뜨는데 왜 그런가요?

일반전표입력 화면에서 먼저 조회를 한 번 눌러야 엑셀올리기 창이 열립니다. 조회 전에는 단축키 Ctrl+U를 눌러도 반응이 없습니다.

엑셀로 올린 전표의 한글이 깨지는데 어떻게 하나요?

프로그램으로 만든 엑셀 파일은 한글이 깨져 올라갈 수 있습니다. 엑셀에서 열어 다시 저장한 파일로 올리고, 올리기 전 미리보기에서 적요 글자를 확인합니다.

엑셀로 올릴 때 거래처는 어떻게 맞추나요?

거래처코드 열을 반드시 넣고 거래처 기준으로 올립니다. 코드가 없으면 거래처명만 들어가 미등록거래처가 됩니다. 코드가 같고 이름이 다르면 신규 등록하는 옵션은 켜지 않습니다.