같은 영수증이 두 번 청구됐다면? 노조 운영비 중복 청구 찾는 법 (노조 운영비 감사 2편)

중복 청구는 영수증을 한 장씩 볼 때는 잘 보이지 않다가 장부를 나란히 놓는 순간 드러나는 유형입니다. 1편에서 제도의 틀과 점검의 한계를 봤으니, 2편에서는 장부를 나란히 놓고 보는 점검의 첫 단계인 중복 청구를 다룹니다. 사례와 금액은 모두 가상입니다.

1. 중복 청구가 생기는 세 가지 구조

첫째는 장부가 둘 이상인 구조입니다. 본부와 지부, 또는 지역별로 장부를 따로 쓰면 같은 영수증이 한쪽에서는 이번 달에, 다른 쪽에서는 몇 달 뒤에 올라갈 수 있습니다. 둘째는 청구 시차입니다. 이미 지급받은 증빙을 청구일만 바꿔 나중에 다시 내는 경우로, 발생일은 같은데 지급일이 몇 달 이상 벌어져 있다는 특징이 있습니다. 셋째는 청구자가 다른 경우입니다. 회의에 함께 간 두 사람이 같은 식사 영수증을 각자 청구하면 금액과 날짜가 똑같은 두 행이 생깁니다.

2. 왜 늦게 발견되는가

장부 관리 방식이 중복을 가립니다. 점검을 어렵게 하는 흔한 장애물은 다음과 같습니다.

• 월별 회계장부가 없고 경비내역서만 있는 연도가 있다
• 장부에 청구일과 지급일만 적혀 있고 발생일이 없다
• 여러 영수증을 하나로 묶어 한 줄로 적는다
• 담당자가 바뀌면서 이전 장부가 넘어오지 않는다

묶어 적은 한 줄은 안에 무엇이 들어 있는지 알 수 없으니 다른 행과 비교할 수도 없습니다.

3. 중복 후보를 찾는 순서

① 장부를 한 시트로 합칩니다. 장부별 열 구성이 다르면 발생일, 청구자, 청구내역, 항목, 금액, 지급일로 맞춥니다. ② 발생일, 항목, 금액을 이어 붙인 키 열을 만듭니다. ③ 키가 두 번 이상 나오는 행을 추려 지급일과 청구자를 나란히 봅니다. 발생일은 같은데 지급일이 크게 벌어져 있으면 우선순위를 높입니다.

가상 사례로 보면 이렇습니다.

두 번째 행은 발생일, 항목, 금액이 같고 지급일만 다릅니다. 이 한 줄만으로 부당 집행이라고 말할 수는 없고, 영수증과 카드 전표 원본을 가져와 같은 증빙인지 따로 산 것인지 가려야 합니다.

4. 확인 절차와 마무리

후보를 추리면 원본 대조, 청구자 소명, 조합 내부 판단의 순서로 갑니다. 감사 계약에서 보고서 제출 뒤의 재작성 의무를 두지 않는 경우가 많으므로, 조합은 보고서의 「확인 필요」 항목을 받아 소명을 듣고, 집행부 책임 아래 환수나 정정 여부를 정해야 합니다. 노동조합은 예산과 결산을 총회(대의원회를 둔 경우 대의원회)의 의결로 정하고(같은 법 제16조제1항제4호, 제17조제5항), 규약에 회계 사항을 기재하므로(같은 법 제11조제9호), 환수 기준도 이 틀 안에서 정리해 두는 것이 좋습니다.

5. 예방하는 방법

• 영수증 한 장마다 장부 한 줄로 쓰고, 묶어 적지 않습니다.
• 발생일, 청구일, 지급일을 모두 기록합니다.
• 청구 전에 같은 발생일, 항목, 금액이 이미 있는지 사전 확인 단계를 둡니다.
• 장부를 통합하거나 연동해서 본부와 지부가 같은 목록을 보게 합니다.
• 영수증은 종이만 두지 않고 스캔 파일로도 따로 보관합니다.

담당자 점검표

• ☐ 모든 장부를 한 파일에서 볼 수 있다
• ☐ 장부에 발생일 열이 있고 영수증 한 장이 한 줄에 기록된다
• ☐ 청구서를 받을 때 같은 발생일, 항목, 금액이 이미 있는지 확인한다
• ☐ 영수증을 스캔해 별도 보관한다
• ☐ 담당자가 바뀌어도 월별 장부 엑셀 파일이 인계된다

다음 편은 회사 법인카드와 선불카드 사용분 청구입니다. 사례와 금액은 가상 수치이고, 개별 사안은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

출처: 노동조합 및 노동관계조정법 제11조, 제14조, 제16조, 제17조

자주 묻는 질문

노조 운영비 중복 청구는 어떤 모습으로 나타나나요?

크게 세 가지입니다. 하나는 같은 영수증을 서로 다른 장부(본부 장부와 지부 장부처럼 장부가 둘 이상일 때)에 각각 올린 경우, 둘째는 이미 지급받은 증빙을 청구일만 바꿔 나중에 다시 올린 경우, 셋째는 한 사람이 청구한 건을 다른 사람이 같은 증빙으로 다시 청구한 경우입니다. 공통점은 발생일, 청구내역, 항목, 금액이 같고 지급일이나 청구자만 다르다는 것입니다.

중복 후보는 어떻게 찾나요?

장부를 한 시트에 합치고 발생일, 항목, 금액을 이어 붙인 키를 만들어 같은 키가 두 번 이상 나오는 행을 뽑습니다. 장부에 청구일과 지급일만 있고 발생일이 없다면 이 방법을 쓸 수 없으므로 발생일 열을 추가해서 관리해야 합니다. 노동조합은 재정에 관한 장부와 서류를 비치하고 3년간 보존해야 하는데(노동조합 및 노동관계조정법 제14조제1항제5호, 제2항), 중복 여부를 가릴 수 있는 형태로 장부를 남기는 것이 그 출발점입니다.

같은 금액이 두 번 나오면 곧바로 부당 집행인가요?

아닙니다. 같은 날 같은 곳에서 같은 금액을 두 번 쓴 별개 지출일 수도 있어서, 키가 같다는 것은 후보일 뿐입니다. 원본 영수증과 카드 전표를 대조하고 청구자의 소명을 받은 뒤에야 판단할 수 있습니다. 감사보고서에서는 단정하지 않고 「확인 필요」 항목으로 남기며, 최종 판단과 환수 여부는 조합이 내부 절차로 정합니다.