다음 해 아파트 관리비 예산안, 언제까지 누가 승인해야 하나요?

연말이 다가오면 관리사무소에서 가장 먼저 나오는 질문이 다음 해 예산안은 언제까지 어떻게 올려야 하느냐입니다. 이미 올라온 글 중 아파트 관리비 감사에서 자주 지적되는 유형이 예산 승인을 한 줄로 다뤘기 때문에, 이 글은 일정과 절차에 집중합니다.

법령은 작성일(2026-10-11) 기준이고, 아래 조문은 공동주택관리법 시행령과 국토교통부 고시 「공동주택 회계처리기준」을 기준으로 봅니다. 개별 사안은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

1. 기한은 승인 기준입니다

시행령 제26조제1항은 관리주체가 다음 회계연도에 관한 관리비등의 사업계획과 예산안을 입주자대표회의에 제출하여 매 회계연도 개시 1개월 전까지 승인을 받아야 한다고 정합니다. 문언상 1개월 전까지 끝내야 하는 것은 제출이 아니라 승인입니다. 그래서 제출은 입주자대표회의가 검토하고 의결할 시간을 감안해 그보다 앞서야 합니다.

국토교통부 고시 「공동주택 회계처리기준」 제50조제1항도 같은 취지로, 개시 1개월 전까지 입주자대표회의에 제출하여 승인을 받고 승인사항이 변경되면 변경승인을 받도록 정합니다.

회계연도는 매년 1월 1일부터 12월 31일까지입니다(고시 제3조). 따라서 일반적인 단지는 12월 1일 무렵까지 승인을 마쳐야 하고, 늦어도 11월 말 의결을 목표로 잡는 것이 안전합니다. 회의 소집과 의결 일정을 고려하면 10월 말에서 11월 초에 예산안을 제출하는 것이 현실적입니다.

2. 누가 무엇을 하나

• 관리주체: 예산안을 작성해 입주자대표회의에 제출합니다. 세입세출예산에는 편성지침, 사항별 설명서, 총계표 및 순계표, 그 밖에 재무의 상황과 예산 내용을 밝힐 수 있는 서류를 첨부해야 하고(고시 제50조제2항), 제출한 뒤 부득이한 사유로 일부를 고치려면 수정 세입세출예산을 제출할 수 있습니다(같은 조 제3항).
• 입주자대표회의: 관리비 등의 집행을 위한 사업계획과 예산을 의결로 승인합니다(시행령 제14조제2항제4호). 의결은 구성원 과반수의 찬성으로 합니다(같은 조 제1항).
• 관리업무를 인계받은 관리주체: 사업주체나 의무관리대상 전환 공동주택의 관리인으로부터 관리업무를 넘겨받으면 지체 없이 다음 회계연도가 시작되기 전까지의 기간에 대한 사업계획과 예산안을 세워 입주자대표회의의 승인을 받아야 합니다. 다음 회계연도 시작 전까지 3개월 미만이면 입주자대표회의 의결로 생략할 수 있습니다(시행령 제26조제2항).

3. 승인한 뒤에 해야 할 일

변경승인. 승인사항에 변경이 있으면 변경승인을 받아야 합니다(시행령 제26조제1항). 지출이 예산을 넘을 것 같으면 집행하기 전에 변경승인을 받는 것이 순서입니다.

의결한 대로 보관. 김해시 2023 감사사례집에는 직원 급여를 5% 올린 예산서를 상정했는데 3% 인상으로 의결되었다면 예산안을 수정해 보관해야 하나, 상정한 예산서를 그대로 보관한 사례가 실려 있습니다. 승인한 내용과 장부의 예산이 같은지 확인하시기 바랍니다.

열람. 입주자등이 사업계획, 예산안, 사업실적서, 결산서의 열람을 요구하면 관리규약으로 정하는 바에 따라 응해야 합니다(공동주택관리법 제27조제3항, 시행령 제28조제1항).

결산. 관리주체는 회계연도마다 사업실적서와 결산서를 작성해 회계연도 종료 후 2개월 이내에 입주자대표회의에 제출해야 합니다(시행령 제26조제3항). 고시 제41조는 결산서에 재무상태표, 운영성과표, 이익잉여금처분계산서, 주석, 세입세출결산서를 포함하도록 합니다.

4. 감사에서 이렇게 지적됩니다

지자체 감사사례집(김해시 2023, 강동구, 양산시 2024)에는 다음 연도 사업계획과 예산안을 회계연도 개시 후에 승인한 사례, 회계연도 결산을 종료 후 2개월을 넘겨 제출한 사례, 예산 산출근거 없이 예산서를 작성한 사례, 변경승인 없이 예산을 초과해 집행한 사례, 기한이 지난 뒤 여러 해의 예산안을 승인받은 사례가 실려 있습니다. 가상의 경우로 보면 이렇습니다. 12월 10일 회의에서 내년 예산안을 승인했다면 회계연도 개시 1개월 전이라는 기한을 넘긴 것이고, 제출은 11월 말에 했더라도 승인이 늦었다면 기한을 넘긴 것으로 봅니다(시행령 제26조제1항). 사례와 금액은 가상 수치이고, 개별 사안은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

5. 연말 일정 점검표

1. 예산안 작성 일정을 입주자대표회의 개최 일정과 맞췄다
2. 세입세출예산 편성지침, 사항별 설명서, 총계표와 순계표를 갖췄다
3. 직원 급여, 퇴직금, 장기수선충당금 등 큰 항목의 산출근거를 적었다
4. 입주자대표회의 구성원 과반수 찬성으로 의결했고 의결서와 예산서가 같다
5. 승인일이 회계연도 개시 1개월 전까지(1월 시작이면 12월 1일 무렵 이전)인지 확인했다
6. 연중 변경이 생기면 집행 전에 변경승인을 받는다
7. 다음 해 2월 말까지 결산서를 제출할 일정을 잡았다

법령과 고시는 개정될 수 있으므로 적용 전에 최신본을 보시기 바랍니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

다음 해 관리비 예산안은 언제까지 승인받아야 하나요?

관리주체는 다음 회계연도에 관한 관리비등의 사업계획과 예산안을 입주자대표회의에 제출해 매 회계연도 개시 1개월 전까지 승인을 받아야 합니다(공동주택관리법 시행령 제26조제1항). 공동주택의 회계연도는 매년 1월 1일부터 12월 31일까지이므로(공동주택 회계처리기준 제3조) 일반적으로 12월 1일 무렵이 기한이고, 회의 일정을 감안하면 늦어도 11월 말까지 의결해 두는 것이 안전합니다.

예산안은 누가 승인하나요?

입주자대표회의가 의결로 승인합니다. 관리비 등의 집행을 위한 사업계획과 예산의 승인은 입주자대표회의의 의결사항이고(시행령 제14조제2항제4호), 의결은 구성원 과반수의 찬성으로 합니다(같은 조 제1항).

승인받은 예산을 넘겨 쓰게 되면 어떻게 하나요?

승인사항에 변경이 있으면 변경승인을 받아야 합니다(시행령 제26조제1항). 예산액을 초과해 집행하고도 변경승인을 받지 않은 사례는 지자체 감사에서 지적 사항으로 실려 있습니다.