아파트 관리직원 퇴직금과 퇴직급여충당금은 장부에 어떻게 쌓고, 감사에서 무엇을 보나요?

아파트 회계감사를 하다 보면 관리직원 퇴직금은 금액이 크지 않아 보여도 매년 같은 모양으로 어긋납니다. 연초에 정한 금액을 그대로 걷다 보니, 결산일에 필요한 금액과 장부의 충당금이 따로 움직이는 경우입니다.

이 글은 공동주택관리법령, 근로자퇴직급여 보장법령, 한국공인회계사회 공동주택 감사보고서 예시, 지자체 공동주택 감사사례집을 바탕으로 썼습니다. 사례와 금액은 가상 수치이고, 개별 사안은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

1. 법령은 어디까지 정하나

퇴직금 자체와 충당금 설정은 근거 법령이 나뉘어 있습니다.

• 퇴직금 기준: 퇴직금제도는 계속근로기간 1년에 30일분 이상의 평균임금을 지급할 수 있어야 합니다(근로자퇴직급여 보장법 제8조제1항). 평균임금은 사유가 생긴 날 이전 3개월 동안 지급된 임금 총액을 그 기간의 총일수로 나눈 금액입니다(근로기준법 제2조제1항제6호). 계속근로기간이 1년 미만인 근로자는 퇴직급여제도 설정 대상에서 빠집니다(퇴직급여법 제4조제1항 단서).
• 지급: 지급사유가 발생한 날(퇴직한 날)부터 14일 이내에 지급해야 하고, 특별한 사정이 있으면 당사자 합의로 기일을 연장할 수 있습니다(같은 법 제9조제1항). 퇴직금은 근로자가 지정한 개인형퇴직연금 계정 등으로 이전하는 방법으로 지급해야 합니다. 55세 이후 퇴직 등은 예외입니다(같은 조 제2항, 같은 법 시행령 제3조의2).
• 관리비 비목: 퇴직금은 관리비 중 일반관리비의 인건비에 포함됩니다. 직영으로 청소원·경비원을 두면 그 인건비는 청소비·경비비 비목입니다(공동주택관리법 시행령 제23조제1항, 별표 2).
• 충당금 설정: 공동주택관리법·시행령·시행규칙에는 퇴직급여충당금을 어떻게 설정하는지 정한 조문이 없습니다. 재무제표를 작성하는 회계처리기준은 국토교통부장관이 고시로 정하는데(같은 영 제27조제2항), 고시 「공동주택 회계처리기준」은 복식부기와 발생주의 적용(제4조), 재무상태표의 유동·비유동 구분(제44조) 등을 정할 뿐 퇴직급여충당부채를 따로 정하지 않습니다.

그래서 장부 처리의 세부는 고시의 일반원칙과 감사인 안내를 함께 보셔야 하고, 아래 내용은 법령이 정한 부분과, 공개된 감사보고서 예시와 사례집에 나온 실무 방식을 나누어 읽으시면 됩니다.

2. 장부에는 이렇게 쌓이고 빠집니다

맨 위 그림이 한 해 동안의 흐름입니다.

① 예산. 관리주체는 다음 회계연도 관리비등의 사업계획과 예산안을 입주자대표회의에 제출해 매 회계연도 개시 1개월 전까지 승인을 받고, 승인사항이 바뀌면 변경승인을 받아야 합니다(시행령 제26조제1항). 퇴직금 부과액도 이 예산안에 들어갑니다.

② 부과와 적립. 지자체 사례집은 결산일 현재 쌓아야 할 퇴직금 추계액을 합리적으로 추정해 관리비로 부과하는 방식을 안내합니다. 한국공인회계사회의 공동주택 감사보고서 예시 주석은 1년 이상 근속자에게 퇴직일 전 3개월의 월평균 총급여액에 근속연수를 곱해 지급하고, 매월 월평균 총급여액의 12분의 1을 설정하는 단지를 보여 줍니다. 재무상태표에는 퇴직급여충당부채가 쌓이고, 별도 예치하는 단지는 장기성예금 중 퇴직급여충당예치금으로 표시됩니다.

③ 변동이 생길 때. 직원이 퇴사하거나 입사하고 급여가 조정되면 추계액이 달라집니다. 이때 예산안을 고쳐 부과액을 다시 정해야 과다·과소가 쌓이지 않습니다.

④ 결산일 대조. 결산일에 직원별 추계액을 새로 계산해 장부의 충당부채와 맞춰 봅니다. 예치금을 따로 두는 단지라면 충당부채와 예치금 잔액도 함께 대조하시길 권합니다.

⑤ 지급. 퇴직 시에는 14일 이내에 지급하고 충당부채에서 차감합니다. 중간정산으로 먼저 지급한 경우에는 정산한 시점부터 계속근로기간을 새로 계산합니다(퇴직급여법 제8조제2항).

3. 감사에서 자주 짚이는 네 곳

첫째, 연초 예산만으로 부과하는 경우. 지자체 사례집에는 연초 예산으로 산출한 금액을 매월 부과하다 보니 퇴직금 지급 대상 인원 변동이나 급여 조정이 반영되지 않아, 결산일 추계액과 장부 금액이 어긋난 사례가 실려 있습니다. 직원별로 과다한 곳과 부족한 곳이 섞여 합계만 비슷해 보이는 경우도 있어, 총액만 보지 말고 직원별로 보셔야 합니다.

둘째, 중간정산 절차. 사유에 해당하지 않는데도 지급하거나, 사유 증빙 없이 지급하는 경우입니다. 시행령 제3조제1항의 사유를 확인하고, 증명서류는 퇴직 후 5년이 되는 날까지 보존해야 합니다(같은 조 제2항). 지자체 사례집은 입주자대표회의 의결까지 거치도록 안내하는 곳도 있으니 관리규약을 함께 보시기 바랍니다. 중간정산 사유는 퇴직금 중간정산 글에서 자세히 다룹니다.

셋째, 용역직원 퇴직적립금. 경비·청소 용역은 용역업체 소속 근로자의 퇴직금을 업체가 지급하는 것이 보통이지만, 계약에 따라 용역비에 퇴직적립금이 반영되어 있는 경우가 있습니다. 지자체 사례집에는 관리규약에 따라 퇴직적립금, 연차수당, 4대보험료를 용역업체가 지급 사유를 입증한 경우에만 지급하고 나머지는 사후정산해야 하는데 이를 하지 않았거나, 경비는 정산하고 청소는 정산하지 않은 사례가 있습니다. 국토교통부가 마련한 「공동주택 재무제표 감사 중점 확인사항(안)」에도 관리·경비·청소용역비 중 지급사유가 발생하지 않은 퇴직급여충당금 등의 환수 여부 확인이 들어 있습니다. 입찰공고와 계약서에 사후정산 조건이 있는지 먼저 보시기 바랍니다.

넷째, 퇴직연금을 도입한 경우. 퇴직연금제도를 설정한 단지는 부담금을 납입하는 방식이므로 충당부채 계산이 달라질 수 있습니다. 제도 종류에 따라 처리가 다르므로 감사인과 먼저 상의하시기 바랍니다.

4. 가상 사례로 보면

직원 세 명, 각자 월 총급여 300만 원이라고 가정합니다. 퇴직금은 대략 근속 1년에 월급 한 달 치이므로 한 명당 1년에 약 300만 원, 세 명이면 연 900만 원이 쌓이는 셈이고, 연초 예산에도 이 금액을 월 75만 원씩 반영했습니다.

6월에 한 명이 퇴사하고 신규 직원이 입사했습니다. 신규 직원은 1년 미만이어서 결산일 추계액에 들어가지 않고, 퇴사한 직원의 몫은 이미 지급되었습니다. 그런데 부과는 연초 예산대로 월 75만 원이 계속 걷혔다면, 12월 말 장부의 충당부채가 추계액보다 크게 남습니다. 반대로 급여를 크게 올렸는데 부과액을 그대로 두면 부족해집니다. 변동 시점에 예산안 변경승인을 받아 부과액을 다시 정하셨다면 이런 차이가 줄어듭니다.

5. 결산 전 점검표

1. 직원별 퇴직금 추계액을 결산일 기준으로 새로 계산했다
2. 장부의 퇴직급여충당부채와 추계액의 차이를 직원별로 설명할 수 있다
3. 직원 변동과 급여 조정이 있었다면 예산안 변경승인을 받았다
4. 중간정산을 지급했다면 사유, 증빙, 의결, 5년 보존 여부를 확인했다
5. 예치금을 따로 둔다면 충당부채와 예치금 잔액이 맞는다
6. 용역계약서에 퇴직적립금 사후정산 조건이 있고 실제로 정산했다
7. 퇴직연금을 도입했다면 감사인에게 제도 종류를 알렸다

고시 「공동주택 회계처리기준」은 개정될 수 있으므로 적용 전에 최신 고시를 보시기 바랍니다. 이 글은 일반적인 정보이고, 개별 사안은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

관리직원 퇴직금은 관리비로 부과해도 되나요?

관리비의 일반관리비 중 인건비에 퇴직금이 포함됩니다(공동주택관리법 시행령 제23조제1항, 별표 2). 직영으로 청소원·경비원을 두는 경우 그 인건비는 일반관리비가 아니라 청소비·경비비 비목에 들어갑니다. 다만 충당금을 어떤 방식으로 얼마를 쌓는지는 공동주택관리법령에 정한 조문이 없습니다. 재무제표 작성은 국토교통부 고시 「공동주택 회계처리기준」(발생주의 적용, 제4조)을 따르는데(같은 영 제27조제2항), 퇴직급여충당부채를 따로 정한 조문은 고시에도 없으므로 감사인과 처리 방식을 먼저 정해 두시기 바랍니다.

연초 예산대로 매달 같은 금액을 걷으면 문제가 없나요?

직원이 바뀌거나 급여가 조정되면 연초 예산으로 산출한 금액과 결산일에 필요한 금액이 달라집니다. 지자체 감사사례집에는 이런 차이를 과다·과소 계상으로 지적하고, 변동이 생기면 예산안 변경승인을 받아 부과하도록 안내한 사례가 있습니다. 승인사항이 바뀌면 변경승인을 받아야 한다는 점은 시행령 제26조제1항에 있습니다.

직원이 퇴직금을 미리 달라고 하면 어떻게 하나요?

근로자퇴직급여 보장법 시행령 제3조제1항이 정한 사유(주택구입, 전세금, 일정 기준 이상의 의료비 등)가 있을 때에 한해 중간정산할 수 있고, 사용자는 증명서류를 퇴직 후 5년이 되는 날까지 보존해야 합니다(같은 조 제2항).