위하고 일반전표 입력, 기본부터 차근차근

「위하고 기초」 연재 5편입니다. 1~4편에서 회사등록, 계정과목, 거래처, 전기 잔액까지 맞췄다면 이제 전표를 넣을 차례입니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사(도소매, 12월 결산)로 듭니다.

1. 일반전표와 매입매출전표

두 화면에 넣은 전표는 모두 분개장·총계정원장·재무제표에 들어갑니다. 차이는 부가가치세 신고서에 들어가느냐입니다. 매입매출전표는 7편에서 다룹니다.

2. 화면 열기

메뉴 위치: 회계관리 › 전표관리 › 일반전표입력

• 기간 / 월별: 월별로 두면 한 달 단위로 넣고 봅니다. 기간으로 바꾸면 여러 달을 한 번에 조회합니다.
• 현금잔액: 화면 위에 조회 끝날짜의 현금 잔액이 보입니다. 현금이 마이너스면 무언가 잘못 들어간 신호입니다.
• 일자 색: 평일은 검정, 토요일은 파랑, 일요일·공휴일은 빨강입니다. 오늘 새로 넣은 전표에는 「N」, 오늘 고친 전표에는 「U」가 붙습니다.

3. 입력 순서: 일자 → 구분 → 계정 → 거래처 → 금액 → 적요

① 일자: 거래한 날을 넣습니다.

② 구분: 전표의 종류를 고릅니다.

결산 전용 구분(5·6)을 평소 거래에 쓰면 재무제표에 제대로 잡히지 않을 수 있으니 고르지 않습니다.

③ 계정과목: 코드를 직접 넣거나, F2 코드도움, 또는 계정 이름을 두 글자 이상 쳐서 고릅니다. 2편에서 정한 계정과 적요의 짝을 따릅니다.

④ 거래처: 외상매출금·외상매입금·미지급금·가지급금처럼 거래처별로 관리하는 계정에는 반드시 거래처를 넣습니다. 거래처가 없으면 거래처원장에 「미등록거래처」로 남습니다. 처음 보는 거래처는 거래처코드 칸에 「+」를 치면 빠른 등록 화면이 뜹니다. 그래도 3편의 규칙대로 사업자등록번호로 먼저 찾아보는 것이 우선입니다.

⑤ 금액: 숫자 키패드의 「+」를 누르면 「000」이 붙어 천원 단위로 빠르게 넣을 수 있습니다.

⑥ 적요: 「무엇을, 누구에게」가 보이게 짧게 넣습니다. 적요 코드도움(F2)으로 등록된 적요를 고르면 표현이 통일됩니다.

4. 예시 두 가지

현금으로 사무용품을 산 경우 (간이영수증)

출금 구분이라 대변 101 현금 30,000원은 위하고가 붙입니다.

통장에서 대출 이자가 빠져나간 경우

통장 거래는 현금이 아니므로 출금이 아니라 차변·대변으로 넣습니다. 분개설정에서 「금액자동분개」를 「여」로 두면 상대 계정을 넣을 때 차액이 자동으로 들어갑니다.

5. 전표번호와 줄 다루기

• 전표번호는 일자마다 00001부터 자동으로 붙습니다. 화면에 안 보이면 더보기 › 화면구성에서 「전표번호 보기」를 켭니다.
• 한 전표에 줄을 끼워 넣으려면 그 전표를 고르고 Insert(전표라인삽입)를 누릅니다.
• 번호가 다른 줄을 한 전표로 묶거나, 한 전표를 나누려면 전표묶기(F7)를 씁니다. 번호를 직접 고치는 기능은 없습니다.
• 날짜를 잘못 넣었다면 더보기의 전표이동으로 옮깁니다. 다만 어음·자금 관리 항목이 있거나 자동전표로 들어온 전표는 옮겨지지 않습니다.

6. 저장 뒤 꼭 볼 것

• 차액전표보기: 차변과 대변이 맞지 않는 전표만 모아 보여 줍니다. 달마다 0건인지 봅니다.
• 중복전표검색: 일자·계정·거래처·금액 기준으로 같은 전표가 두 번 들어갔는지 찾습니다. 통장 자동수집과 손입력이 겹칠 때 자주 생깁니다.
• 현금잔액: 마이너스면 통장 거래를 출금으로 넣었거나 현금 입금이 빠진 경우가 많습니다.

7. 자주 막히는 곳

• 통장 거래를 출금·입금으로 넣음: 현금 잔액이 마이너스로 내려갑니다. 차변·대변으로 다시 넣습니다.
• 세금계산서 받은 거래를 일반전표에 넣음: 매입세액공제가 부가가치세 신고서에 들어가지 않습니다. 매입매출전표로 옮겨 넣습니다.
• 정렬을 바꾼 채 고치기: 화면 머리의 정렬을 바꾼 상태에서 고치면 엉뚱한 줄을 고치기 쉽습니다. 정렬을 풀고 고칩니다.
• 일마감 이후 수정 안 됨: 일마감을 하면 그 날짜 이전 전표는 입력·수정·삭제가 막힙니다. 마감은 담당 회계사와 정한 뒤에 합니다.

8. 개인사업자라면

화면과 순서는 같습니다. 법인은 대표자가 회사 돈을 가져가면 134 가지급금으로 넣지만, 개인사업자는 사업자 본인이 가져가는 돈이므로 338 인출금으로 넣는 것이 보통입니다. 사업자 본인의 국민연금 보험료도 사업 경비가 아니라 종합소득세 신고 때 공제받는 항목이므로(소득세법 제51조의3) 인출금으로 넣습니다. 반면 사업자 본인의 건강보험료(직장가입자·지역가입자)는 필요경비로 인정되므로(같은 법 시행령 제55조제1항제11호의2·제11호의3) 비용 계정으로 넣습니다.

다음 편

6편에서는 매달 반복되는 일반전표를 다룹니다. 급여 지급, 카드대금 결제, 대출 이자, 세금 납부를 어떤 모양으로 넣는지 정리합니다.

개별 회사의 처리는 업종·계약·사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

일반전표와 매입매출전표는 어떻게 나누나요?

세금계산서·계산서·신용카드·현금영수증처럼 부가가치세 신고에 들어가는 매입·매출 거래는 매입매출전표에 넣고, 그 밖의 거래(급여, 이체, 이자, 대출 상환, 세금 납부 등)는 일반전표에 넣습니다. 부가가치세 거래를 일반전표에 넣으면 장부에는 잡혀도 부가가치세 신고서에는 들어가지 않습니다.

통장에서 돈이 나갔는데 「출금」으로 넣으면 되나요?

아닙니다. 구분의 「출금·입금」은 현금 계정이 상대로 자동으로 붙는 현금전표입니다. 통장(보통예금) 거래는 「차변·대변」 대체전표로 넣고, 상대 계정에 보통예금을 직접 적습니다.

전표번호를 직접 바꿀 수 있나요?

전표번호는 일자마다 00001부터 자동으로 붙고 직접 고치는 기능은 없습니다. 같은 전표로 묶거나 나누려면 「전표묶기(F7)」를 씁니다.