위하고 전자세금계산서 수집과 전표 처리, 전송 전 점검까지

「위하고 기초」 연재 13편입니다. 매출과 매입 장부의 뼈대는 전자세금계산서입니다. 홈택스에 올라 있는 세금계산서를 위하고로 수집해서 전표로 바꾸는 순서를 봅니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사입니다.

1. 연결과 수집

• 수집정보등록의 전자세금계산서·전자계산서 항목에 회사 인증서를 등록합니다. 인증서와 비밀번호는 회사가 직접 등록하고, 메일이나 메신저로 보내지 않습니다. 등록 상태가 「인증성공」이어야 국세청 자료를 가져옵니다(1편).
• 홈택스에 올라온 세금계산서는 매일 수집됩니다. 월 합계로 발급되는 세금계산서도 발급된 뒤에 수집됩니다.

2. 화면 열기

메뉴 위치: 회계관리 › 자동전표처리 › 전자세금계산서

• 기간을 정하고 구분(1 매출, 2 매입), 자료(1 국세청, 2 엑셀)를 고르고 조회합니다. 홈택스에서 엑셀로 내려받은 자료를 올릴 때는 자료를 엑셀로 둡니다. 파일 이름을 바꾸면 올라가지 않을 수 있으니 그대로 둡니다.
• 일자는 작성일자입니다. 발급일자와 전송일자는 오른쪽 안내 창에서 봅니다. 작성일에는 연도가 안 보일 수 있으니 기수와 기간을 확인합니다.
• 구분을 매출로 두고 보다가 매입으로 바꿨는데 목록이 비어 있으면 조회를 다시 누릅니다.

3. 날짜 색이 알려 주는 것

일자 칸의 음영은 확인할 건을 알려 줍니다.

지연 표시는 부가가치세법 제34조제3항에 따라 월 합계로 발급하더라도 공급일이 속하는 달의 다음 달 10일(공휴일·토요일이면 다음 영업일)까지는 발급해야 하고, 전송은 같은 법 제32조제3항과 시행령 제68조제7항에 따라 발급일 다음 날까지 해야 하는데, 이 기준에서 벗어난 건입니다. 전송이 늦으면 같은 법 제60조에 따라 가산세 대상이 될 수 있습니다.

4. 거래처와 유형

• 사업자등록번호가 거래처등록에 있으면 그 거래처 코드로 붙습니다.
• 없으면 자동으로 새 코드를 만들어 등록하기도 합니다. 3편의 이름 규칙과 다르게 등록될 수 있으니, 새로 만들어진 거래처는 한 번 훑어봅니다.
• 같은 사업자번호의 거래처가 둘 이상이면 코드가 빠른 쪽이 붙고 칸이 주황색입니다. F2로 원하는 코드를 고릅니다.
• 매출 유형은 수정되지 않습니다. 매입 유형은 51 과세를 54 불공으로 바꾸는 것처럼 수정할 수 있지만, 52 영세와 55 수입은 바뀌지 않습니다. 51 과세로 들어온 것을 54 불공으로 바꾸는 방법은 8편, 면세사업자 거래처의 계산서는 53 면세입니다.

5. 추천 계정을 믿는 정도

세금계산서도 통장처럼 계정이 추천됩니다. 상대 계정 칸의 색은 9편과 같습니다. 추천 계정을 다시 확인하려면 계정과목 칸에서 Shift+F7을 누릅니다. 추천은 거래처별 통계입니다. 거래처가 바뀐 용도로 쓰이는 달에는 틀립니다. 예를 들어 늘 소모품만 사던 거래처에서 인테리어 공사를 했다면 계정이 달라야 합니다.

6. 전송 전 마지막 점검

1. 오류검증을 누릅니다. 유형 오류, 사업자번호 오류, 위아래 합계 불일치, 부가세 금액 오류를 한 번에 찾습니다. 이미 확정된 건까지 같이 나올 수 있으니 목록 끝까지 확인합니다. 수입세금계산서처럼 분개 구조상 합계가 안 맞게 보일 수 있는 유형은 오류 표시가 떠도 원인을 확인한 뒤 판단하고, 확정된 지난 건과 같은 모양이면 담당 회계사에게 확인합니다.
2. 고정자산 확인 표시가 있으면 비용이 아니라 자산인지 봅니다.
3. 대변 계정이 외상매입금·미지급금 중 회사 방식과 같은지 봅니다(분개 설정).
4. 전표상태가 확정가능인 건만 체크하고, 아래 「n건 선택됨」과 전송 창의 건수와 금액이 내가 보낸 것과 같은지 대조한 뒤 확인합니다.
5. 처음에는 한 건을 먼저 보내서 매입매출전표에서 모양을 보고, 나머지를 보냅니다.

7. 보낸 뒤

• 매입매출전표입력에 들어갔는지 월별로 조회해 봅니다(7편).
• 전표상태가 「전표확정」으로 바뀌었는지, 남은 건이 보류하기로 한 건뿐인지 봅니다.
• 삭제한 전표는 이 화면에서 「삭제전표」로 표시됩니다. 다시 쓸 건 1(확정가능), 쓰지 않을 건 3(확정제외)으로 바꿉니다.
• 홈택스 합계와 장부 합계를 맞춰 보는 방법은 14편에서 다룹니다.

8. 자주 막히는 곳

• 조회 건수가 0건: 기간, 구분, 자료, 인증서 상태를 먼저 봅니다. 0건이라고 자료가 없다고 단정하지 않습니다.
• 같은 세금계산서가 두 번: 통장이나 카드로 이미 비용 처리한 건이 아닌지 봅니다(10편).
• 거래처가 엉뚱함: 같은 사업자번호의 거래처가 여럿이면 주황 칸을 확인합니다.
• 전송 뒤 거래처 정보를 고쳤는데 전표에 반영 안 됨: 거래처등록의 전표전송 기능으로 반영합니다(7편).

9. 개인사업자라면

화면과 순서는 같습니다. 인증서는 사업자 본인 명의 사업자용 인증서를 등록합니다. 간이과세자는 발급하는 세금계산서와 영수증이 구분되니 매출 유형(11, 14 등)은 담당 회계사와 정합니다.

다음 편

14편에서는 수정세금계산서와 홈택스 합계 맞추기를 다룹니다.

개별 사안은 사실관계에 따라 다를 수 있음

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

전자세금계산서 조회 건수가 0건이면 자료가 없는 건가요?

단정하지 않습니다. 기간, 구분(매출·매입), 자료(국세청·엑셀), 인증서 등록 상태를 먼저 확인합니다. 조회 조건이 하나라도 다르면 0건으로 나올 수 있습니다.

매입 세금계산서의 유형을 바꿀 수 있나요?

매입 유형은 51 과세를 54 불공으로 바꾸는 것처럼 수정할 수 있습니다(52 영세·55 수입은 바뀌지 않습니다). 매출 유형은 홈택스 값으로 고정되어 수정되지 않습니다. 공제받지 못하는 매입은 51 과세를 54 불공으로 바꿉니다.

세금계산서 날짜 칸에 색이 붙은 이유는 무엇인가요?

세액이 공급가액의 10%와 다르거나, 수정·지연 세금계산서이거나, 면세 거래처이거나, 300만 원 이상 고정자산 후보인 경우 확인하라는 표시입니다.