위하고 현금영수증과 직원 개인카드 사용분, 증빙 없는 지출 처리

「위하고 기초」 연재 12편입니다. 11편의 법인카드에 이어, 현금영수증과 직원 개인카드로 쓴 회사 비용, 그리고 증빙이 없는 지출을 다룹니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사입니다.

1. 현금영수증 수집

메뉴 위치: 회계관리 › 자동전표처리 › 현금영수증

• 현금영수증은 홈택스 자료로 실시간에 가깝게 수집됩니다. 카드와 달리 익월을 기다릴 필요가 없습니다.
• 화면은 카드와 비슷합니다. 구분을 매입으로 두고 조회합니다. 조회할 때마다 부가가치세 신고안내 팝업이 뜨면 확인을 눌러 닫습니다.
• 일자 칸의 음영 색으로 주의할 건을 알려 줍니다. 공급자가 면세사업자이거나 공제 불가 업종인 경우, 수선비·차량유지비·소모품비처럼 300만 원 이상 고정자산 후보인 경우, 같은 사업자번호로 전자세금계산서에도 수집된 이력이 있는 경우(전자중복)에 색이 붙습니다. 전자중복이 뜨면 세금계산서로 이미 넣은 거래인지 반드시 봅니다.
• 거래처는 사업자등록번호로 거래처등록과 맞춰 줍니다. 새 거래처이면 설정에 따라 자동으로 새로 등록하기도 합니다.

2. 공제와 불공제는 유형 칸에서

카드(11편)와 같은 원리입니다.

화면의 「국세청」 칸은 홈택스의 공제·불공제 값을 보여 주는 참고값이고 고칠 수 없습니다. 위하고 안에서는 유형 칸을 3이나 61로 바꿔 공제 여부대로 전표를 만듭니다. 61을 3으로 바꾸면 부가세대급금 줄이 없어지고 전액이 비용 한 줄이 됩니다. 홈택스에서 공제 여부 자체를 바꾸려면 홈택스에서 고친 뒤 위하고에서 기존 수집분을 지우고 다시 수집해야 하는데, 이 로그인은 대표자나 담당자가 직접 합니다.

세액이 0원으로 수집된 건은 61로 바꿔도 공제할 세액이 없으니 일반으로 둡니다. 사업과 관련 없는 지출이나 접대 성격의 지출은 8편과 같은 이유로 공제하지 않습니다.

3. 통장·카드와 이중으로 들어오는 현금영수증

현금영수증은 거래처 코드 없이 이름만 오는 일이 많아서, 통장 쪽의 중복 판정이 걸리지 않을 수 있습니다. 같은 지출을 통장 출금으로 이미 비용 처리했다면 현금영수증을 또 전송하지 않습니다. 보내기 전에 통장 쪽에 같은 날짜, 같은 금액이 있는지 봅니다(10편).

4. 직원 개인카드로 쓴 회사 비용

직원이 자기 카드로 회사 비용을 먼저 낸 경우, 회사 사업용 카드가 아니라서 국세청 카드 수집분에 올라오지 않습니다. 이럴 때는 증빙(카드전표, 영수증)을 근거로 일반전표에 직접 넣습니다.

1. 직원이 낸 날: 비용 계정 차변 / 253 미지급금(직원 이름) 대변
2. 회사가 직원에게 돌려준 날: 253 미지급금(직원) 차변 / 103 보통예금 대변

이렇게 하면 직원에게 줄 돈이 미지급금으로 남았다가, 정산하는 날 없어집니다. 비용 처리 없이 바로 가지급금으로 넣고 싶은 유혹이 있지만, 증빙이 있는 지출은 비용으로, 정산이 안 끝난 돈은 미지급금으로 구분합니다. 부가세 공제를 받을 수 있는지는 증빙의 종류와 카드 등록 여부에 따라 달라지니 담당 회계사와 정합니다.

5. 증빙 없는 지출

법인은 사업과 관련한 거래에서 대금을 지급할 때 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 중 하나를 받아 보관해야 합니다(법인세법 제116조제2항). 건당 거래금액(부가세 포함)이 3만원 이하이면 이 의무에서 제외됩니다(법인세법 시행령 제158조제2항제1호). 이를 받지 않으면 증명서류 수취 불성실 가산세 대상이 될 수 있고, 가산세율은 법인세법 제75조의5에 있습니다. 접대비로 손금에 산입하지 못하는 경우는 같은 조에 따라 이 가산세를 적용하지 않습니다.

그래서 간이영수증으로 받은 3만원 초과 지출은 비용으로 넣더라도 따로 표시해 두면 좋습니다. 적요에 「간이영수증」을 붙이거나 관리 항목으로 구분해 두면 결산 때 가산세 검토를 놓치지 않습니다. 증빙이 하나도 없는 경우(영수증 분실, 현금 지급)는 혼자 정하지 말고 담당 회계사와 정합니다.

6. 자주 막히는 곳

• 전자중복을 무시함: 이미 세금계산서로 넣은 거래를 현금영수증으로 또 전송하면 이중입니다.
• 국세청 칸이 불공제인데 막막함: 참고값입니다. 공제 제외 사유(부가가치세법 제39조제1항)에 해당하는지 거래 성격으로 유형을 정하고, 회사 선례는 참고합니다.
• 고정자산 표시를 놓침: 300만 원 이상 수선비나 소모품비는 자산으로 올려야 하는지 한 번 봅니다.
• 직원 정산을 비용으로 끝냄: 직원에게 줄 돈이 미지급금에 남아 있는지 확인합니다.

7. 개인사업자라면

현금영수증 매입의 유형 선택은 같습니다. 증빙 수취와 보관에 관한 규정은 법인세법이 아니라 소득세법에 따로 있으니, 3만원 초과 지출의 가산세 적용 여부는 담당 회계사에게 확인합니다. 사업과 관련 없는 현금영수증은 비용으로 넣지 않습니다.

다음 편

13편에서는 전자세금계산서 수집과 전표 처리를 다룹니다.

개별 사안은 사실관계에 따라 다를 수 있음

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

직원이 개인카드로 낸 회사 비용은 어떻게 입력하나요?

회사 사업용 카드가 아니라 국세청 수집분에 안 올라오므로 증빙을 근거로 일반전표에 직접 넣습니다. 낸 날은 비용 차변과 직원 이름의 미지급금 대변(미지급금 대신 다른 계정을 쓰는 회사도 있으니 지난 장부의 처리를 먼저 확인), 직원에게 돌려준 날은 미지급금 차변과 보통예금 대변으로 넣습니다.

3만원 넘는 간이영수증은 문제가 없나요?

법인은 거래 상대방이 사업자인 경우 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 중 하나를 받아 보관해야 하고, 건당 3만원 이하는 예외입니다. 이를 받지 않으면 증명서류 수취 불성실 가산세 대상이 될 수 있습니다.

현금영수증과 세금계산서가 모두 있으면 둘 다 입력하나요?

안 됩니다. 같은 거래를 한 번만 넣습니다. 현금영수증 화면의 전자중복 표시가 세금계산서로 수집된 이력이 있다는 신호입니다.