아파트 미수관리비와 연체료, 장부에는 어떻게 남겨야 할까? 연체료 인식부터 감면·대손 처리까지

아파트 결산서에서 미수관리비는 해마다 빠지지 않고 나오는 숫자입니다. 대부분은 고지서가 나간 뒤 아직 납부일이 오지 않은 정상적인 금액이지만, 그중 일부는 몇 달, 몇 년씩 밀린 관리비입니다. 그리고 밀린 관리비에는 연체료가 붙습니다.

문제는 이 연체료를 장부에 언제, 어떻게 남기느냐입니다. 단지마다 방식이 제각각이고, 연체료를 깎아 주거나 오래된 미수를 정리할 때는 기록조차 남지 않는 경우도 있습니다. 성종회계에서 아파트 회계감사를 하면서 자주 묻는 질문들을 순서대로 짚어 보겠습니다.

1. 고지서가 나가는 순간 받을 돈이 됩니다

공동주택 회계처리기준은 관리수익을 관리비, 장기수선충당금, 사용료 등을 고지를 통하여 입주자등에게 부과한 수익으로 정하고 있습니다(기준 제46조제2항). 그래서 장부에는 이런 순서로 남습니다(한국공인회계사회 「공동주택 회계처리기준 실무사례와 해설」, 이하 "해설서" 102~103쪽).

• 월말 관리비 집계: 그달 쓴 관리비용을 모아 관리수익으로 잡고, 아직 고지서가 안 나갔으니 미부과관리비로 둡니다.
• 고지서 발행: 미부과관리비를 미수관리비로 옮깁니다. 이때부터 세대별로 받을 돈이 확정됩니다.
• 납부: 들어온 만큼 미수관리비를 줄입니다.

이사 나가는 세대에게서 중간관리비를 미리 받았다면 바로 수입으로 잡지 않습니다. 예수금으로 받아 두었다가 고지서를 낼 때 그 세대의 미수관리비와 맞춥니다(해설서 103쪽). 이중 납부나 잘못 낸 돈도 같은 예수금 계정으로 관리하면 깔끔합니다.

2. 연체료는 관리규약이 정합니다

연체료의 요율과 부과 방법은 법령이 직접 정하지 않습니다. 시행령은 관리규약준칙에 "관리비 등을 납부하지 아니한 자에 대한 조치 및 가산금의 부과"를 넣도록 하고 있고(시행령 제19조제1항제13호), 각 단지는 이를 따라 관리규약에 연체 요율과 부과 방식을 정합니다. 그래서 연체료를 얼마나 어떻게 받는지는 우리 단지 관리규약에서 확인해야 합니다.

회계에서 연체료는 관리비가 아니라 관리외수익입니다. 해설서 계정과목 해설은 관리외수익 가운데 입주자가 기여한 것이 명백한 수익(중계기 임대료, 장기수선충당금 예치금 이자 등)을 입주자기여수익으로, 그 밖의 수익을 공동기여수익으로 나누므로(167쪽) 연체료는 공동기여수익 쪽입니다.

3. 연체료를 장부에 잡는 두 가지 방법

공동주택 회계처리기준은 관리외수익에 대해 계정별로 발생주의나 현금주의 중 하나를 골라, 매 회계연도마다 같은 방법을 쓰도록 하고 있습니다(기준 제4조 단서). 연체료도 마찬가지입니다(해설서 63~64쪽).

현장에서는 연체료를 현금주의로 처리하는 단지가 많습니다. 간편하고, 기준도 허용합니다. 다만 한번 정한 방법은 매년 같게 써야 하고, 어느 방법을 쓰는지 결산서와 감사보고서 주석의 회계정책에 적어 두는 것이 좋습니다.

4. 연체료를 깎아 줄 때 장부에 흔적이 남는가

해설서가 이 부분을 특히 짚고 있습니다(69쪽). 현금주의에서는 어떤 세대가 오랫동안 밀려 연체료가 수백만 원에 이르러도, 돈이 들어오기 전에는 장부에 아무것도 잡히지 않습니다. 그래서 그 연체료를 근거 없이 깎아 줘도 장부에는 흔적이 남지 않습니다.

발생주의라면 미수연체료가 이미 장부에 있으므로, 감면하면 그만큼을 대손상각비로 처리해야 합니다. 감면했다는 사실이 숫자로 드러나는 셈입니다.

어느 방법을 쓰든 연체료를 감면할 때는 다음을 남겨 두시길 권합니다.

• 관리규약에 감면 사유와 절차가 있는지, 그 절차대로 결정했는지
• 감면한 세대, 기간, 금액을 적은 명세
• 결정한 회의록이나 결재 문서

현금주의 단지라면 이 기록이 감면을 확인할 수 있는 유일한 근거가 됩니다.

5. 오래된 미수관리비는 어떻게 정리하나

경매로 넘어간 세대, 소재를 알 수 없는 세대처럼 받기 어려운 미수관리비가 남아 있는 단지가 있습니다. 이런 금액을 장부에서 그냥 지우면 안 됩니다.

• 대손충당금: 회수가능성이 낮은 채권에 대해 대손상각비를 인식하고, 그 누적액을 대손충당금으로 미수관리비에서 차감해 보여 줍니다(해설서 162쪽 계정과목 해설). 채권 자체는 남아 있으므로 나중에 받으면 다시 회수로 처리할 수 있습니다.
• 판단 근거: 몇 달째 밀렸는지(연령), 독촉과 법적 절차를 어디까지 했는지, 경매나 이사 같은 사정이 있는지를 세대별로 정리해 둡니다.
• 법적 절차: 오래된 관리비채권은 시간이 지나면 받을 권리 자체가 다툼이 될 수 있습니다. 오래 밀린 세대는 독촉 기록을 남기고, 필요하면 법률 전문가와 지급명령 같은 절차를 검토하시는 것이 좋습니다.

6. 연체 내용 공개와 동별 대표자 자격

공개. 관리주체는 관리비등의 부과명세와 연체 내용을 단지 인터넷 홈페이지와 동별 게시판에 공개하거나 입주자등에게 개별 통지해야 합니다(시행령 제28조제2항제2호). 다만 연체자의 동·호수처럼 기본권 침해 우려가 있는 것은 빼도록 하고 있습니다(같은 항 각 호 외의 부분). 연체 세대수와 금액, 연체 기간별 현황으로 공개하는 것이 맞습니다.

동별 대표자. 관리비 등을 최근 3개월 이상 연속하여 체납한 사람은 동별 대표자가 될 수 없고(시행령 제11조제4항제6호, 법 제14조제4항제5호), 임기 중에 이에 해당하게 되면 당연히 퇴임합니다(법 제14조제5항). 선거관리위원회가 후보자 자격을 볼 때 관리사무소의 연체 현황이 기준이 되므로, 세대별 미수관리비가 정확해야 합니다.

7. 감사보고서 주석에서는 이렇게 보입니다

감사보고서 주석에는 보통 미수관리비를 연체 개월수별 세대수와 금액으로 나눈 표가 들어갑니다(해설서 184쪽 주석 예시). 1개월짜리는 정상적인 미납이지만, 6개월 넘는 금액이 해마다 늘고 있다면 독촉과 회수 절차를 점검해야 한다는 신호입니다. 입주자대표회의에서 감사보고서를 받으면 이 표부터 전기와 비교해 보시길 권합니다.

8. 정리: 미수관리비·연체료 다섯 가지 확인

1. 고지서 발행 기준으로 미부과관리비와 미수관리비를 구분하고, 중간관리비는 예수금으로 받는다.
2. 연체료 요율과 부과 방식은 관리규약에 따른다.
3. 연체료의 인식 방법(발생주의·현금주의)을 정해 매년 같게 쓴다.
4. 연체료 감면과 오래된 미수 정리는 근거와 명세를 남기고, 받기 어려운 금액은 대손충당금으로 처리한다.
5. 연체 내용은 동·호수 없이 공개하고, 세대별 미수 현황을 정확히 유지한다.

미수관리비는 결국 다른 세대가 대신 부담하게 되는 돈입니다. 연체료를 어떻게 잡고 어떻게 깎아 주는지가 장부에 분명히 남아 있어야 입주민 모두가 납득할 수 있습니다. 단지별 처리는 관리규약과 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(kicpa1658@gmail.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

연체료는 받을 때 수입으로 잡아도 되나요?

됩니다. 공동주택 회계처리기준은 관리외수익에 대해 계정별로 발생주의와 현금주의 중 하나를 골라 매년 같게 적용하도록 하고 있어, 연체료를 실제로 받을 때 수입으로 잡는 현금주의도 허용됩니다. 다만 현금주의에서는 연체료를 감면해도 장부에 흔적이 남지 않는다는 점을 해설서가 지적하고 있습니다(한국공인회계사회 해설서 63~64쪽, 69쪽).

관리비를 안 낸 세대의 동·호수를 게시판에 붙여도 되나요?

연체 내용은 공개 대상이지만, 연체자의 동·호수처럼 기본권 침해 우려가 있는 것은 공개 대상에서 빠집니다(공동주택관리법 시행령 제28조제2항). 연체 세대수와 금액 같은 전체 현황으로 공개하는 것이 맞습니다.

관리비를 몇 달 밀리면 동별 대표자를 할 수 없나요?

관리비 등을 최근 3개월 이상 연속하여 체납한 사람은 동별 대표자가 될 수 없고(공동주택관리법 시행령 제11조제4항제6호), 임기 중에 해당하게 되면 당연히 퇴임합니다(같은 법 제14조제5항).