조합 감사에서 「증빙 없는 지출」은 어떻게 지적되나? 현금 지출·적격증빙·확인서 정리

조합의 감사나 점검에서 가장 자주 듣는 말이 「이 지출은 증빙이 없습니다」입니다. 그런데 막상 들여다보면 영수증 한 장이 없다는 뜻만은 아닙니다. 전표는 있는데 붙은 서류가 비어 있거나, 돈은 나갔는데 일을 했다는 흔적이 없는 경우도 같은 말로 지적됩니다.

이 글은 성종회계에서 정비사업 조합 회계 업무를 하면서 반복해서 본 내용을 일반화해, 「증빙이 없다」는 지적이 어떤 모양으로 나오는지와 평소 어떻게 정리해 두면 좋은지를 정리한 것입니다. 특정 조합을 알아볼 수 있는 내용은 넣지 않았습니다. 개별 사안은 정관, 조합 규정, 사실관계에 따라 달라질 수 있으니 참고용으로 봐 주세요.

1. 누가, 무엇을 근거로 지출 증빙을 보나

조합의 지출 증빙을 들여다보는 곳은 크게 세 군데입니다.

• 조합 감사: 도시정비법 제41조제1항은 조합에 조합장 1명과 이사, 감사를 임원으로 두도록 정합니다. 예산·회계 규정 표준안 제35조제4항은 감사가 지출업무의 적정을 유지하기 위해 수시로 지출에 관한 내용과 증빙서류를 감사할 수 있다고 정하고 있습니다.
• 외부 회계감사: 도시정비법 제112조제1항은 시장·군수등 또는 토지주택공사등이 아닌 사업시행자나 추진위원회가 일정 금액 이상을 납부하거나 지출한 경우 등에 시장·군수등에게 회계감사기관의 선정·계약을 요청해 감사인의 회계감사를 받도록 정합니다. 토지등소유자 또는 조합원 5분의 1 이상이 회계감사를 요청하는 경우도 포함됩니다(같은 항 제4호). 감사결과는 회계감사가 끝난 날부터 15일 이내에 시장·군수등과 조합에 보고하고 조합원이 공람할 수 있게 해야 합니다.
• 시·군·구 점검: 같은 법 제113조제2항은 관계 공무원과 전문가로 점검반을 구성해 현장조사를 하고 위법사항의 시정요구 등 필요한 조치를 할 수 있다고 정하며, 같은 법 시행령 제89조제4호는 점검반에 제공할 자료에 회계관련 서류를 포함시킵니다.

세 곳 모두 보는 순서는 비슷합니다. 지출이 승인된 예산 범위에 있는지, 계약과 의결이 있었는지, 실제로 지급되었는지를 보고, 마지막 고리로 증빙을 봅니다. 또 월별 자금의 입금·출금 세부내역은 도시정비법 제124조제1항제8호에 따라 작성·변경 후 15일 이내에 공개해야 하고, 조합원은 같은 조 제4항에 따라 열람·복사를 요청할 수 있습니다. 증빙 문제는 감사보다 조합원의 눈에 먼저 띄기도 합니다.

2. 「증빙 없음」으로 지적되는 다섯 가지 모양

아래 조 번호 중 「표준안」은 정비사업 조합 등 예산·회계 규정 표준안(2024. 6. 26.)을 가리킵니다. 이 글의 조 번호는 시·도가 정한 표준안 한 종을 기준으로 한 것이며, 시·도마다 표준안이 다르고 조합이 실제로 쓰는 규정도 다르므로, 조 번호는 조합 규정에서 다시 찾아보시기 바랍니다.

① 전표나 결의서는 있는데 첨부가 비어 있는 경우 표준안 제37조제1항은 수입·지출을 할 때 전표 또는 수입·지출결의서를 작성하도록 하고, 회계처리규정 세칙 제4조제2항·제3항은 전표에 거래를 입증할 수 있는 증빙서류를 첨부하도록 합니다. 증빙서류로는 결의서, 영수증서, 청구서, 계약서 사본, 견적서, 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증, 이체확인서 등이 나열되어 있습니다. 결의서만 남아 있으면 무엇을 샀는지 읽을 수 없어 가장 먼저 지적됩니다.

② 현금으로 지급한 경우 표준안 제35조제2항은 지출 방법을 계좌이체, 무통장입금, 조합 명의 신용·체크카드로 정하고, 현금은 여비와 교통비, 1건당 1만원 미만, 우편 반송료·등본 발급료 같은 소액, 사업추진 관련자에 대한 10만원 이내 경조사비에 한해 허용합니다. 같은 조 제3항은 현금 지출에도 거래상대방의 영수증 등을 첨부하도록 하고, 제23조는 현금 보유를 원칙적으로 없는 것으로 하되 부득이한 경우 50만원 범위에서 보유할 수 있다고 정합니다. 여비·교통비가 아닌 인건비성 지급은 이 예외에 들어가지 않으니 계좌이체로 지급 내역을 남기는 편이 안전합니다.

③ 적격증빙을 받지 못한 경우 표준안 제31조제2항은 계약의 대가를 지급하거나 청구를 받으면 세금계산서 등 관련 세법에서 정한 적격증빙을 반드시 받아 보관하도록 하고, 제36조제1항은 건당 거래금액(부가가치세 포함)이 3만원을 넘으면 신용카드 매출전표, 세금계산서, 계산서 중 하나를 받아 보관하도록 정합니다. 이 금액 기준은 표준안이 법인세법 시행령 제41조제1항제2호와 제158조제2항제1호를 따라 둔 것으로, 두 조문 모두 3만원을 기준으로 합니다. 한편 법인세법 제116조제2항은 인정하는 증명서류에 현금영수증도 포함하므로, 표준안 문구와 세법 문구가 다른 부분은 조합 규정과 함께 세무 검토를 받는 것이 좋습니다.

④ 대가는 나갔는데 일을 했다는 증빙이 없는 경우 표준안 제31조제1항은 계약 대가를 검수 후 지급하는 것을 원칙으로 하고, 제36조제2항은 공사·용역 기성금을 지급할 때 과업내용의 이행 여부를 확인할 수 있는 증빙서류를, 제37조제4항은 용역이 완료되면 용역결과물을 제출받아 증빙서류로 보관하도록 합니다. 제38조제1항은 공사나 용역이 시작되지 않았다면 예산에 편성된 사업비라도 집행할 수 없고, 용역 계약금은 용역 개시 30일 전에는 지급할 수 없다고 정합니다. 세금계산서와 이체 내역이 있어도 결과물과 이행 확인 서류가 없으면 「증빙 없음」으로 지적될 수 있습니다.

⑤ 쓴 목적과 상대방이 적혀 있지 않은 경우 표준안 제39조제4항은 업무추진비의 집행목적, 일시, 장소, 집행대상(회의참석자의 소속과 인원 등)을 증빙서류에 적도록 하고, 건당 50만원 이상이면 주된 상대방의 소속과 성명도 적도록 합니다. 제41조제1항·제2항은 카드를 주된 사용지역과 다른 지역에서 쓰거나 비근무일에 쓸 때 사유를 지출결의서 등에 적도록 합니다. 카드전표만 붙어 있고 이런 내용이 비어 있으면 업무와 관련된 지출인지 판단할 수 없습니다.

3. 확인서와 사유서는 어디까지 쓸 수 있나

증빙을 받을 수 없는 일이 실제로 생기기 때문에, 표준안은 예외 장치를 두고 있습니다. 제37조제3항은 적격증빙 영수증을 받을 수 없을 때 거래처의 사유서 또는 조합장 등 관리자의 확인서를 첨부하도록 하고, 제35조제3항은 현금 지출에서 증빙을 받을 수 없거나 부적절한 경우 지급목적, 일시, 장소, 금액, 대상을 나타내는 확인서로 갈음할 수 있다고 정합니다. 표준안 지출결의서 서식에는 사유서를 작성한 뒤 서명날인하도록 하는 안내도 있습니다.

다만 이 장치는 「받을 수 없는 사정」이 있을 때의 예외입니다. 표준안의 지출 증빙 조문(제35조부터 제37조)은 확인서와 사유서를 정하고 있을 뿐, 총회나 이사회에서 사후에 의결하면 증빙을 대신할 수 있다고 정하고 있지 않습니다. 그러므로 확인서를 쓰더라도 지급목적, 일시, 장소, 금액, 대상이 구체적으로 적혀 있어야 하고, 같은 거래처나 같은 유형이 반복해서 확인서로만 처리되면 평소 증빙 관리 자체가 지적 대상이 될 수 있습니다.

4. 지적을 받으면 어떻게 되나

도시정비법 제113조제1항은 정비사업의 시행이 법이나 명령·처분에 위반되었다고 인정되면 시장·군수등이 사업시행자에게 처분의 취소·변경 또는 정지, 임원의 개선 권고, 그 밖의 필요한 조치를 할 수 있다고 정합니다. 점검반의 현장조사를 거부·기피·방해하면 같은 법 제140조제1항제1호에 따라 1천만원 이하의 과태료 대상이 됩니다. 증빙이 없다는 사실만으로 곧 처벌 규정이 정해져 있는 것은 아니지만, 예산으로 정한 사항 외에 조합원에게 부담이 되는 계약처럼 총회 의결이 필요한 사항(같은 법 제45조제1항 각 호)을 조합임원이 의결 없이 임의로 추진한 경우에는 별도의 조문(제137조제6호 등)이 적용될 수 있어 증빙 문제와 의결 문제를 따로 점검해야 합니다.

세금 쪽도 따로 봅니다. 조합은 조세특례제한법 제104조의7제2항에 따라 비영리내국법인으로 보아 법인세법을 적용받고, 법인세는 수익사업에서 생기는 소득에 한해 과세됩니다(법인세법 제4조제3항). 증명서류 수취·보관(법인세법 제116조)과 수취 불성실 가산세(같은 법 제75조의5)가 어느 지출에 어떻게 적용되는지는 수익사업과의 관련성에 따라 달라질 수 있습니다. 특히 법인세법 시행령 제120조제3항제2호는 비영리법인의 수익사업과 관련된 부분을 뺀 나머지를 법인세법 제75조의5제1항 가산세 적용 제외 법인으로 정하고 있어, 조합이 수익사업과 관계없이 쓴 지출은 이 가산세 대상이 아니고 수익사업과 관련된 지출에서 따져 볼 문제입니다. 표준안의 지출결의서 서식에도 증빙서류가 없거나 틀리면 세법상 경비불인정이나 가산세 부담이 있을 수 있다는 안내가 적혀 있습니다.

5. 한 건 지출할 때 이 순서로

• ☐ 예산 계정과목과 승인된 금액 범위 안인지 확인했는가
• ☐ 계약서, 견적서, 청구서가 지출결의서에 붙어 있는가
• ☐ 건당 3만원을 넘는 거래는 카드매출전표, 세금계산서, 계산서를 받았는가
• ☐ 지급은 계좌이체나 조합 명의 카드로 했고 현금 지급은 예외 사유에 해당하는가
• ☐ 용역은 검수를 마친 뒤 지급했고 결과물과 이행 확인 서류를 보관하는가
• ☐ 업무추진비는 목적, 일시, 장소, 대상을 적었고 50만원 이상은 상대방의 소속과 성명을 적었는가
• ☐ 증빙을 받을 수 없었다면 사유서나 확인서에 지급목적, 일시, 장소, 금액, 대상을 구체적으로 적었는가

증빙은 지출한 뒤에 모으는 서류가 아니라, 지출 결정과 함께 만들어 두는 기록입니다. 결의서 한 장에 계약, 지급, 결과물, 증빙이 한 묶음으로 이어지게 해 두시면 감사와 점검에서 같은 질문을 두 번 받는 일이 줄어듭니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

영수증을 못 받은 지출은 확인서만 쓰면 되나요?

예산·회계 규정 표준안 제37조제3항은 적격증빙 영수증을 받을 수 없을 때 거래처의 사유서 또는 조합장 등 관리자의 확인서를 첨부하도록 정하고, 제35조제3항은 현금 지출에서 증빙을 받을 수 없거나 부적절하면 지급목적, 일시, 장소, 금액, 대상을 나타내는 확인서로 갈음할 수 있다고 정합니다. 어디까지나 받을 수 없는 사정이 있을 때의 예외이므로, 평소에는 적격증빙을 받는 것이 원칙입니다. 실제로 쓰는 규정은 조합마다 다르니 조합 규정을 먼저 확인하세요.

통장 이체 내역만 있으면 증빙으로 충분한가요?

표준안의 회계처리규정 세칙 제4조제3항은 전표에 첨부하는 증빙서류에 이체확인서도 포함시키고 있습니다. 다만 이체확인서는 돈이 나간 사실을 보여 줄 뿐 무슨 거래였는지는 말해 주지 않으므로, 표준안 제36조제1항에 따라 건당 거래금액이 3만원을 넘으면 카드매출전표, 세금계산서, 계산서 같은 증빙을 함께 받아 보관해야 합니다.

증빙이 없으면 세금에서 불이익이 있나요?

법인세법 제116조제2항은 법인이 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급할 때 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 중 하나를 받아 보관하도록 정하고, 제75조의5는 이를 받지 않았을 때 해당 금액의 100분의 2를 가산세로 정합니다. 건당 3만원 이하 등 예외는 같은 법 시행령 제158조제2항에 있습니다. 조합이 어느 지출에 이 규정을 적용받는지는 수익사업 해당 여부에 따라 달라질 수 있으니 세무 검토를 받아 보세요.