위하고 처음 켜면 무엇부터 봐야 할까?

「위하고 기초」 연재 1편입니다. 회사 경리·회계 담당자가 위하고로 장부를 처음 맡았을 때 순서대로 따라 할 수 있게, 쉬운 것부터 차례로 씁니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사(도소매, 12월 결산, 2019년 개업)로 듭니다.

1. 첫 화면에서 할 일은 「어느 회사, 어느 해」 확인

위하고 회계관리(Smart A 10)를 열면 담당자가 가장 먼저 할 일은 전표 입력이 아닙니다. 지금 화면이 어느 회사의 어느 해 장부인지 확인하는 것입니다.

• 회사: 여러 회사를 관리하는 계정이라면 오른쪽 위 「회사관리」에서 기장할 회사를 고릅니다. 상호가 비슷한 회사가 있을 수 있으니 상호와 함께 사업자등록번호 끝자리까지 봅니다.
• 해(기수): 화면 위쪽에 「08기 2026.01.01~2026.12.31」처럼 기수와 회계기간이 표시됩니다. 이 배지가 지금 처리하려는 해와 같은지 봅니다.

기수가 다르면 입력한 전표는 그 해 장부로 들어갑니다. 「분명히 넣었는데 장부에 없다」는 문의의 상당수가 여기서 생깁니다. 기수는 회계관리·급여관리 화면 위쪽 메인에서 바꿀 수 있고, 바꾼 뒤에는 배지가 바뀌었는지 다시 확인합니다. 탭 제목만 보고 판단하지 말고 배지를 봅니다.

2. 회사등록: 처음 한 번, 정확하게

메뉴 위치: 회계관리 › 기초정보관리 › 회사등록

회사등록은 모든 신고와 장부의 바탕이 되는 화면입니다. 사업자등록증·법인등기부등본·정관을 옆에 두고 아래 항목을 맞춥니다.

매뉴얼이 특히 강조하는 것은 기수와 회계기간입니다. 위하고는 전체 기수를 한 데이터로 관리하기 때문에, 처음에 기수와 회계기간을 다르게 넣으면 나중에 고치기 어렵습니다.

또 하나, 회사등록에서 무엇이든 고쳤다면 반드시 「저장」을 누릅니다. 저장하지 않고 메뉴를 닫으면 고친 내용이 남지 않습니다.

개업한 해의 회계기간

5월 25일에 개업했다면 1기는 2019.05.25~2019.12.31입니다. 그런데 화면 위에서 2기로 넘기면 회계기간이 1월 1일로 저절로 바뀌지 않고 「05.25~12.31」로 남는 경우가 있습니다. 이때는 회사등록의 「회계기간변경」으로 2기를 01.01~12.31로 직접 고치고 저장합니다. 회계기간을 바꾸면 기존 자료가 조회되지 않을 수 있으니, 바꾸기 전에 지금 기수의 장부부터 확인해 둡니다.

3. 환경설정: 처음 정하고 되도록 바꾸지 않기

메뉴 위치: 회계관리 › 기초정보관리 › 환경설정

환경설정은 「공통」「회계」「사용자」 탭으로 되어 있습니다. 대부분 표준값으로 들어가 있어서 처음 맡은 담당자가 손댈 곳은 많지 않습니다. 다만 두 가지는 알고 시작합니다.

• 계정과목 코드 체계: 기본값은 3자리(예: 811 복리후생비)입니다. 부서별로 비용을 나눠 보고 싶으면 5자리(81101, 81102…)를 쓸 수 있습니다. 중간에 바꾸면 기존 장부와 맞추기 번거로우니 처음에 정합니다.
• 소수점 처리: 매입매출전표의 수량·단가에 소수점이 있는 업종이라면 자리수와 처리 방법(절사·올림·반올림)을 정해 둡니다.

환경설정은 서비스 전반에 영향을 주므로, 처음 정한 값은 되도록 바꾸지 않는 것이 좋습니다. 바꿔야 한다면 바꾸기 전과 후의 장부를 비교할 수 있게 날짜를 기록해 둡니다.

4. 메뉴는 어떻게 생겼나

회계관리 메뉴는 크게 아래 순서로 되어 있고, 이 연재도 대체로 이 순서를 따라갑니다.

1. 기초정보관리: 회사등록, 환경설정, 거래처등록, 계정과목 및 적요등록 (2~4편)
2. 전기이월: 전기분 재무상태표, 거래처별 초기이월 (4편)
3. 전표관리: 일반전표입력, 매입매출전표입력 (5~8편)
4. 자동전표처리: 통장, 신용카드, 현금영수증, 전자세금계산서 수집 (9~14편)
5. 주요장부·결산: 분개장, 계정별원장, 거래처원장, 합계잔액시산표, 결산자료입력 (16~17편)
6. 부가가치세: 부가가치세신고서와 부속서류 (18편)

찾는 메뉴가 보이지 않으면 메뉴 검색창에 이름 일부(예: 「거래처」)를 넣으면 됩니다.

5. 자주 막히는 곳

• 다른 기수에 입력: 지난해 장부를 보다가 그대로 올해 전표를 넣는 경우. 입력 전에 기수 배지를 보는 습관이 가장 확실합니다.
• 회사등록 수정 뒤 저장 안 함: 화면에는 바뀐 값이 보여도 저장 전이면 반영되지 않습니다.
• 개업 다음 해 회계기간: 위 2의 「개업한 해의 회계기간」처럼 2기 시작일이 1월 1일인지 확인합니다.
• 조회했는데 「데이터가 없습니다」: 회사·기수·조회 기간 셋 중 하나가 다른 경우가 많습니다. 결론을 내리기 전에 세 가지를 다시 봅니다.

6. 개인사업자라면

회사등록에서 법인·개인 구분을 「개인」으로 고르면 입력 항목이 달라집니다. 소득구분(사업·부동산임대 등)과 부가가치세 과세유형(일반·간이·면세)을 고르고, 대표자 주소지와 주소지 관할세무서를 넣습니다. 이 값은 종합소득세 신고서에 그대로 쓰입니다. 개인사업자의 소득세 과세기간은 1월 1일부터 12월 31일까지이고(소득세법 제5조제1항), 장부 회계기간도 같은 기간으로 둡니다. 복식부기 의무자인지에 따라 장부를 갖추는 정도가 달라지므로, 처음 맡을 때 의무 여부를 함께 확인해 두세요.

다음 편

2편에서는 장부의 뼈대가 되는 계정과목과 적요를 회사에 맞게 정리하는 방법을 다룹니다. 개별 회사의 처리는 업종·계약·사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

기수는 어떻게 세나요?

사업을 시작한 해를 1기로 세고 해마다 1씩 더합니다. 2019년에 개업한 회사라면 2026년은 8기입니다. 위하고는 모든 기수를 한 데이터로 관리하기 때문에 처음 회사를 등록할 때 기수와 회계기간을 정확히 넣어야 하고, 나중에 고치기 어렵습니다.

전표를 넣었는데 장부에 안 보여요.

가장 흔한 원인은 다른 기수를 열어 둔 채 입력한 경우입니다. 화면 위 기수 배지가 지금 처리하려는 해인지 먼저 보고, 그 해의 기수로 바꿔 다시 조회해 보세요.

개인사업자도 회계기간을 1월~12월로 두나요?

네. 개인사업자의 소득세 과세기간은 1월 1일부터 12월 31일까지입니다(소득세법 제5조제1항). 법인은 정관에서 정한 사업연도를 쓰되 1년을 넘을 수 없습니다(법인세법 제6조제1항).