아파트 수리비, 관리비(수선유지비)로 낼까 장기수선충당금으로 낼까? 구분 기준과 회계처리

아파트에서 엘리베이터 부품을 갈거나 옥상 방수를 다시 하거나 물탱크를 고칠 때마다 관리사무소가 먼저 따지는 것이 있습니다. "이건 관리비로 할 거냐, 장기수선충당금으로 할 거냐"입니다. 둘 다 결국 소유자와 입주자가 낸 돈이지만, 누가 내는 돈인지, 어떤 절차로 쓰는지, 장부에 어떻게 남는지가 완전히 다릅니다.

두 돈을 가르는 기준과, 회계감사에서 자주 보는 처리 방식을 이야기해 보겠습니다. 성종회계에서 아파트 회계감사를 하면서 본 사례를 바탕으로 했고, 단지를 알아볼 수 없도록 지역·금액·연도는 빼거나 바꿨습니다.

1. 두 돈은 내는 사람부터 다릅니다

수선유지비는 시행령이 정한 관리비 비목 가운데 하나로, 냉방·난방시설 청소비까지 포함합니다(시행령 제23조제1항제9호). 매달 사는 사람이 내는 관리비라서 세입자도 부담합니다.

장기수선충당금은 장기수선계획에 따라 주요 시설을 교체·보수하려고 소유자에게서 걷어 쌓아 두는 돈입니다(법 제30조제1항). 세입자가 대신 냈다면 소유자가 돌려줘야 합니다(시행령 제31조제8항). 그래서 장기수선 공사를 관리비로 처리하면 세입자가 소유자 몫을 대신 내는 결과가 됩니다.

2. 가르는 기준은 하나: 장기수선계획에 들어 있는가

어느 돈으로 낼지는 공사 규모나 금액이 아니라 장기수선계획에 그 항목이 있느냐로 정해집니다. 장기수선충당금은 장기수선계획에 따라 써야 하고(법 제30조제2항), 사용할 때는 공사 명칭·내용, 위치, 설계도면, 공사기간, 예정금액, 발주 방법을 담은 사용계획서를 장기수선계획에 따라 만들어 입주자대표회의 의결을 받습니다(시행령 제31조제5항).

• 계획에 있는 항목 → 장기수선충당금. 금액이 작아도 마찬가지입니다.
• 계획에 없는 항목 → 수선유지비. 금액이 커도 그대로는 장기수선충당금을 쓸 수 없습니다.
• 계획에 없는데 장기수선충당금으로 하고 싶다면 → 먼저 장기수선계획을 조정합니다. 3년마다 하는 정기 검토 때나(법 제29조제2항), 그 전이라도 전체 입주자 과반수의 서면동의를 받아 조정할 수 있습니다(같은 조 제3항, 관리여건상 필요한 경우).

실무에서 자주 틀리는 방향은 두 가지입니다. 계획에 있는 배관 교체를 급하다고 수선유지비로 처리하는 경우, 그리고 계획에 없는 공사를 의결만 받고 장기수선충당금으로 처리하는 경우입니다. 앞의 것은 그해 관리비가 부풀고, 뒤의 것은 법 제30조제2항에 어긋납니다. 해설서도 장기수선 공사를 수선유지비로 처리하거나 가지급금으로 처리했다가 나중에 상계하는 방식을 오류 사례로 들고 있습니다(한국공인회계사회 「공동주택 회계처리기준 실무사례와 해설」, 이하 "해설서" 131~132쪽).

3. 돈을 어디서 꺼냈든 비용 이름은 성격대로

해설서가 특히 강조하는 원칙이 있습니다. 계정은 재원이 아니라 지출의 성격으로 정한다는 것입니다(45~51쪽).

공용부분 수선이라면 예비비적립금에서 꺼내 썼든, 잡수입으로 충당했든 비용은 수선유지비로 잡습니다. 적립금은 비용과 별도로 이익잉여금으로 되돌리는(이입) 절차를 밟습니다. 예비비적립금이나 주차 수입에서 공사비를 바로 빼 버리면, 운영성과표에는 그해 수리비가 아예 나타나지 않게 됩니다.

4. 큰 수리비를 나눠 부과하고 싶을 때: 두 가지 길

물탱크 보수나 정화조 청소처럼 한 번에 목돈이 드는 일이 생기면 관리비가 한 달만 확 튀는 것을 막으려고 몇 달에 나눠 부과하고 싶어집니다. 감사한 단지 중에도 이미 끝난 보수공사비를 선급비용으로 잡아 두고 석 달에 나눠 수선유지비로 옮기고, 같은 금액씩 관리비로 부과한 곳이 있었습니다.

해설서는 이 방식을 두고 이미 발생한 비용을 미래로 넘기는 것이라 발생주의에 맞지 않는다고 봅니다(108~110쪽). 다만 관리비를 고르게 부과한다는 장점도 인정해, 기준을 고칠 필요가 있다는 의견을 덧붙였습니다(110~113쪽).

기준에 맞는 길은 수선충당금입니다. 예정된 수리라면 예산에 넣어 매달 "수선유지비 / 수선충당금"으로 조금씩 쌓아 두고, 실제로 공사하면 수선충당금에서 씁니다(해설서 118~120쪽). 그러면 관리비는 매달 고르게 나가고, 장부도 발생주의에 맞습니다. 다만 수선충당금은 예산으로 미리 계획된 수리에만 쓰는 것이고, 관리비를 맞추려는 목적만으로 아무 때나 쌓는 것은 아니라는 점은 해설서도 함께 짚고 있습니다(119쪽).

5. 몇 세대만 쓰는 시설이 고장 나면

복도 배관이나 한 라인 배수관처럼 2세대 이상이 함께 쓰는 시설이 새면, 관리주체가 직접 보수하고 그 시설을 쓰는 세대에 비용을 따로 부과할 수 있습니다(시행령 제23조제5항). 단지 전체 수선유지비로 나누면 그 시설을 쓰지 않는 세대까지 비용을 내게 됩니다. 따로 부과한 금액은 받은 세대별로 기록해 두셔야 감사 때 확인이 쉽습니다.

6. 정리: 수리하기 전에 물어볼 세 가지

1. 장기수선계획에 이 항목이 있는가? 있으면 장기수선충당금, 없으면 수선유지비. 없는데 충당금으로 하려면 계획부터 조정합니다.
2. 절차를 거쳤는가? 장기수선충당금은 사용계획서와 입주자대표회의 의결, 수선유지비는 예산과 사업자 선정 절차를 거칩니다.
3. 장부에 성격대로 남았는가? 재원이 무엇이든 수리비는 수리비로 잡고, 나눠 부과하려면 미리 수선충당금으로 계획합니다.

같은 공사라도 어느 돈으로 하느냐에 따라 세입자와 소유자의 부담이 갈리고, 감사에서 보는 절차도 달라집니다. 공사를 결정하기 전에 장기수선계획부터 한 번 펼쳐 보시는 것이 가장 확실합니다. 단지별 처리는 관리규약과 장기수선계획, 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(kicpa1658@gmail.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

장기수선계획에 없는 큰 공사를 장기수선충당금으로 하고 싶으면 어떻게 하나요?

먼저 장기수선계획을 조정해야 합니다. 입주자대표회의와 관리주체는 3년마다 계획을 검토·조정하고(공동주택관리법 제29조제2항), 그 전이라도 전체 입주자 과반수의 서면동의를 받으면 조정할 수 있습니다(같은 조 제3항, 관리여건상 필요한 경우). 계획에 반영한 뒤 사용계획서를 만들어 입주자대표회의 의결을 거쳐 씁니다(같은 법 시행령 제31조제5항).

2~3세대만 쓰는 배관이 새면 수리비는 누가 내나요?

2세대 이상이 함께 쓰는 시설이라면 관리주체가 직접 보수하고 해당 세대에 비용을 따로 부과할 수 있습니다(공동주택관리법 시행령 제23조제5항). 단지 전체 관리비로 나누는 것이 아니라 그 시설을 쓰는 세대가 부담하는 구조입니다.

수리비가 한꺼번에 많이 나오면 몇 달에 나눠 부과해도 되나요?

관리비를 고르게 부과하려는 실무가 많지만, 이미 끝난 수리비를 선급비용으로 잡아 몇 달에 나눠 비용 처리하는 방식은 발생주의에 맞지 않는다는 것이 한국공인회계사회 해설서의 입장입니다(108~110쪽). 미리 계획된 수리라면 예산에 따라 수선충당금을 쌓아 두는 방법이 있습니다(118~120쪽).