조합 실태점검 대비, 평소에 챙겨 둘 증빙과 장부 7가지

재개발·재건축 조합 실태점검은 점검반이 조합 사무실에서 며칠 동안 장부와 의사록, 계약서를 넘겨 보며 진행됩니다. 점검을 겪어 본 조합에서 자주 듣는 말씀이 「점검받는 시간보다 서류 찾는 시간이 더 길었다」는 것입니다. 지적이 나오는 곳도 대체로 비슷합니다. 규정을 몰라서라기보다, 그때그때 남겨야 할 기록을 남겨 두지 않은 경우가 많습니다.

이 글은 성종회계에서 정비사업 조합 회계 업무를 하면서 반복해서 본 내용을 일반화해, 평소 챙겨 두면 좋은 서류 일곱 가지를 체크리스트로 정리한 것입니다. 특정 조합을 알아볼 수 있는 내용은 넣지 않았습니다. 개별 사안은 조합 정관·규정과 사실관계에 따라 다를 수 있으니 참고용으로 봐 주세요. 이 중 ⑦번 차입금 신고는 법에 과태료 규정이 있어 자세히 다룹니다.

1. 실태점검은 어떤 근거로, 무엇을 보나

실태점검의 근거는 도시정비법 제113조입니다. 제2항은 국토교통부장관, 시·도지사, 시장·군수·구청장이 관계 공무원과 전문가로 점검반을 구성해 현장조사를 하고 위법사항의 시정요구 등 필요한 조치를 할 수 있다고 정하고, 조합은 자료 제공 등 점검반 활동에 적극 협조해야 한다고 적고 있습니다. 위반이 확인되면 제1항에 따라 「그 밖의 필요한 조치」까지 이어질 수 있습니다.

점검반이 보는 것은 결국 서류입니다. 한 건의 지출이 결정(의결) → 집행(계약·지급) → 기록(장부·신고) 으로 끊김 없이 이어지는지를 확인한다고 보시면 됩니다. 아래 일곱 가지는 그 고리를 이루는 서류들입니다.

2. 평소 챙길 서류 7가지

① 총회·대의원회·이사회 의사록과 참석자명부

예산, 계약, 임원 선임 같은 주요 사항은 도시정비법 제45조제1항에 따라 총회 의결을 거쳐야 합니다. 집행의 출발점이 의결이니, 의사록이 부실하면 그 뒤의 모든 지출을 설명하기 어려워집니다.

• ☐ 안건별 의결 결과(찬성·반대 수)가 의사록에 적혀 있는가
• ☐ 직접 참석, 서면 의결권 행사, 대리인 참석을 나눠 집계했는가
• ☐ 회의 수당을 주는 회의라면, 규정이 정한 참석 기준을 확인할 수 있도록 참석 기록을 남겼는가
• ☐ 작성하거나 변경한 뒤 15일 이내에 공개했는가(제124조제1항, 의사록은 같은 항 제3호)
• ☐ 총회 등 중요한 회의의 속기록·녹음 또는 영상자료를 보관하고 있는가(제125조제1항)

흔한 실수 — 의사록은 있는데 서명이 들어간 참석자명부 원본을 찾지 못하는 경우, 서면결의서 제출자와 현장 참석자를 한 명부에 섞어 적어 수당 지급 대상이 불분명해지는 경우가 많습니다.

② 예산(안)과 변경예산의 산출근거

제45조제1항제3호는 정비사업비의 세부 항목별 사용계획이 포함된 예산안과 예산의 사용내역을 총회 의결 사항으로 정하고 있습니다. 총액만 있는 예산은 나중에 「이 지출이 예산 어디에 들어 있었는지」를 보여 주기 어렵습니다.

• ☐ 세목마다 무엇에 쓰려고 편성했는지 산출근거가 있는가
• ☐ 예비비를 쓸 때 정관이 정한 방식대로 사유와 내역을 남기고 보고했는가
• ☐ 세목별로 예산과 집행 실적을 나란히 놓은 대비표를 만들고 있는가

흔한 실수 — 결산서와 총회 자료의 금액이 서로 다르거나, 세목이 없는 지출을 비슷한 세목에 넣어 처리하는 경우입니다.

③ 계약서

제45조제1항제4호는 예산으로 정한 사항 외에 조합원에게 부담이 되는 계약을 총회 의결 사항으로 정하고 있고, 제124조제1항제2호는 용역업체 선정계약서를 공개 대상으로 정하고 있습니다.

• ☐ 금액이 작은 용역도 계약서를 썼는가
• ☐ 계약 전에 해당 비용이 예산에 들어 있는지 확인했는가
• ☐ 세금계산서·통장 지급 내역이 계약 금액·조건과 맞는가

흔한 실수 — 말로 먼저 맡기고 계약서를 나중에 쓰는 경우, 예산에 없는 용역을 먼저 진행한 뒤 다음 총회에서 정리하려는 경우입니다. 사후 추인만으로 절차 문제가 정리되지 않을 수 있으니 순서를 지키는 편이 안전합니다.

④ 급여대장과 수당 지급대장

임원·직원 보수와 각종 수당은 정관·규정과 예산에 근거가 있어야 합니다. 대장이 하나로 정리되어 있어야 누구에게 어떤 근거로 얼마를 줬는지 한눈에 보입니다.

• ☐ 정기 급여 외 수당·상여도 같은 대장(또는 서로 연결되는 대장)에 올렸는가
• ☐ 지급할 때 근거 규정과 지급 기준을 함께 적었는가
• ☐ 보수를 바꿀 때 정관·규정이 정한 절차를 거친 기록이 있는가

흔한 실수 — 대장에는 기록하지 않고 통장에서 따로 이체한 지급분이 있으면, 나중에 그 근거를 설명하는 데 시간이 많이 듭니다.

⑤ 금전출납부와 통장 대사 기록

제124조제1항제8호는 월별 자금의 입금·출금 세부내역을 공개 대상으로 정하고 있습니다. 장부와 통장이 맞아야 공개할 내역도 정리됩니다.

• ☐ 통장 잔액과 장부 잔액을 월말마다 맞추고 있는가(현금은 매일 마감)
• ☐ 현금 지출마다 영수증과 지급 승인 기록이 있는가
• ☐ 월별 입출금 세부내역을 정해진 대로 공개했는가

흔한 실수 — 현금 보유액이 규정에서 정한 한도를 넘는 경우, 같은 거래가 두 번 잡혔다가 한 번 취소된 전표가 정리되지 않은 경우입니다.

⑥ 원천징수 신고 내역

회의 수당, 자문료, 용역 대가처럼 조합이 지급하는 돈에는 원천징수 대상이 많습니다. 소득 구분은 지급 성격에 따라 달라질 수 있습니다.

• ☐ 지급 건마다 소득 구분(근로·사업·기타 등)을 확인했는가
• ☐ 세무서에 신고한 방법(매월 또는 반기 등)대로 신고·납부했는가
• ☐ 지급명세서를 기한 안에 제출했는가

흔한 실수 — 1인당 금액이 작은 회의 수당을 원천징수 없이 지급하는 경우입니다. 소득 구분이 애매하면 관할 세무서 질의 등으로 미리 확인해 두시길 권합니다.

⑦ 차입금 계약서와 시장·군수등 신고 내역

조합이 자금을 빌렸다면 두 가지를 모두 갖춰야 합니다. 차입과 그 방법·이자율·상환방법은 총회 의결 사항이고(제45조제1항제2호), 차입한 뒤에는 대여한 상대방, 차입액, 이자율, 상환방법 등을 시장·군수등에게 신고해야 합니다(제111조의2). 시행령 제87조의2는 차입한 날부터 30일 이내에 자금차입계약서 사본을 관할 시장·군수등에게 제출하는 방법으로 하도록 정하고 있습니다. 차입은 대의원회가 총회를 대신해 의결할 수 없는 사항이기도 합니다(법 제46조제4항, 시행령 제43조제2호). 신고하지 않거나 거짓으로 신고하면 500만원 이하의 과태료 대상이 될 수 있고(법 제140조제2항제3호의2), 신고한 차입 내용은 조합원에게 공개할 서류이기도 합니다(법 제124조제1항제8호의2).

• ☐ 차입 전에 금액·방법·이자율·상환방법을 총회에서 의결했는가(대의원회 의결로 대신하지 않았는가)
• ☐ 총회에서 정한 차입 조건을 대의원회 등에 맡겨 바꾸지 않았는가
• ☐ 자금차입계약서에 상대방, 차입일, 차입액, 이자율, 상환기한·방법이 모두 적혀 있는가
• ☐ 차입한 날부터 30일 이내에 계약서 사본을 시장·군수등에게 제출하고 접수 기록을 남겼는가
• ☐ 조합장 등 조합 내부에서 빌린 돈도 빠짐없이 의결·신고했는가
• ☐ 차입금·이자 지급 내역이 장부, 통장, 계약서와 같은 금액으로 이어지는가
• ☐ 신고한 차입 내용을 조합원에게 공개하고 있는가

과태료 규정이 따로 있는 항목입니다. 신고 여부는 점검에서 특히 확인하는 부분입니다.

흔한 실수 — 이미 돈을 빌려 쓰고 있는데 신고를 하지 않은 경우, 조합장에게서 운영자금을 빌리면서 내부 거래로 여겨 신고를 빠뜨리는 경우, 차입 조건(이자율·상환방법 등)의 결정을 대의원회에 맡기거나 대의원회 의결만 거친 경우, 사후에 총회 의결만 받아 맞추고 신고는 빠뜨리는 경우, 추진위원회 때 빌린 돈이 조합으로 넘어온 뒤 신고 여부가 확인되지 않는 경우가 많습니다. 실태점검에서 자주 지적되는 부분이니, 지금 빌린 돈이 있다면 신고 여부부터 확인해 보시길 권합니다.

3. 서류끼리 맞는지 한 번 더 보기

일곱 가지 서류가 각각 갖춰져 있어도 서로 맞지 않으면 다시 설명할 일이 생깁니다. 분기마다 한 번쯤은 주요 지출 몇 건을 골라 의결 날짜 → 계약일 → 지급일 → 장부 기록 → 원천징수·차입 신고가 같은 금액으로 이어지는지 표 하나로 확인해 보세요. 결산 때에는 회계감사보고서(제124조제1항제7호)와 결산보고서(같은 항 제9호)의 금액이 총회 자료와 같은지도 함께 보시면 좋습니다.

4. 점검을 받게 되면

점검반이 요청하는 자료는 목록을 붙여 빠짐없이 내시면 됩니다. 평소 서류가 정리되어 있으면 그 자리에서 따로 설명할 것이 크게 줄어듭니다.

실태점검은 조합을 벌주기 위한 절차라기보다, 조합원 돈이 규정대로 쓰이고 있는지 확인하는 절차입니다. 위 체크리스트를 분기마다 한 번씩 점검해 두시면 점검이 와도 훨씬 수월합니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(kicpa1658@gmail.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

실태점검 때는 주로 어떤 서류를 보나요?

사안마다 다르지만 총회·대의원회·이사회 의사록과 참석자명부, 예산서와 산출근거, 용역 계약서, 급여·수당 지급 내역, 금전출납부와 통장, 원천징수 신고 내역, 차입금 계약서와 신고 내역을 함께 보는 경우가 많습니다. 서류끼리 날짜와 금액이 서로 맞는지도 함께 확인합니다.

의사록은 언제까지 공개해야 하나요?

도시정비법 제124조제1항은 조합총회와 이사회·대의원회 의사록 등 정해진 서류를 작성하거나 변경한 뒤 15일 이내에 조합원 등이 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 병행해 공개하도록 정하고 있습니다. 공개한 날짜와 방법도 함께 기록해 두시면 좋습니다.

예산에 없는 용역을 급하게 맡겨야 할 때는 어떻게 하나요?

도시정비법 제45조제1항제4호는 예산으로 정한 사항 외에 조합원에게 부담이 되는 계약을 총회 의결 사항으로 정하고 있습니다. 급한 사정이 있더라도 정관이 정한 절차를 먼저 확인하고, 계약 전에 의결을 받을 수 있는지 검토해 보시길 권합니다.

조합이 돈을 빌렸는데 신고도 해야 하나요?

차입과 그 방법·이자율·상환방법은 총회 의결 사항이고 대의원회가 대신할 수 없습니다(도시정비법 제46조제4항, 같은 법 시행령 제43조제2호). 그리고 도시정비법 제111조의2는 추진위원회나 사업시행자가 자금을 차입한 때 상대방, 차입액, 이자율, 상환방법 등을 시장·군수등에게 신고하도록 정하고 있습니다. 시행령 제87조의2는 차입한 날부터 30일 이내에 자금차입계약서 사본을 제출하도록 정하고 있습니다. 이미 빌린 돈이 있다면 신고 여부를 확인해 보시길 권합니다.