보조금 인건비·회의비·여비, 정산에서 자주 틀리는 증빙은? — 근로계약서부터 회의록·출장보고까지

보조금 정산에서 대표님들이 가장 억울해하시는 비목이 인건비·회의비·여비입니다. 실제로 일했고, 실제로 모였고, 실제로 다녀왔는데 인정이 안 된다는 거죠. 이유는 대부분 하나입니다. 이 세 비목은 물건처럼 남는 것이 없어서, 사람이 실제로 움직였다는 것을 서류가 대신 보여 줘야 하기 때문입니다.

성종회계에서 보조금 정산을 하면서 이 세 비목에서 반복해서 보는 부분을 정리해 보겠습니다. 실제 인정 여부는 사업마다 공고문과 산정기준이 정한 기준에 따라 달라질 수 있으니, 아래는 출발점으로 봐 주세요.

1. 먼저 볼 것 — 우리 사업의 산정기준

정산보고서를 검증하는 쪽은 사업별로 비목 산정기준이 구체적으로 정해져 있으면 그 기준을 따라야 합니다(기획재정부공고 「보조사업 정산보고서 검증지침」 제13조제3항). 그래서 같은 인건비라도 사업마다 결론이 다릅니다. 사업 시작 전에 이것부터 확인하세요.

• 편성할 수 있는 비목인가 — 인건비·여비를 아예 편성할 수 없는 사업도 있습니다.
• 비목 한도 — 인건비는 총사업비의 몇 %, 여비는 몇 % 같은 상한
• 사람에 대한 제한 — 대표자 참여율 상한, 고정 급여만 인정하고 수당·성과급은 빼는 기준 등

2. 인건비

꼭 갖출 서류

• 근로계약서 — 담당 업무가 사업과 이어져야 합니다
• 급여대장, 근로소득 원천징수 신고 내역, 4대보험 신고 내역
• 계좌로 지급한 내역
• 사업계획서의 참여인력 명단과 참여율

자주 틀리는 부분

• 계획서에 없는 사람에게 지급 — 퇴사로 사람이 바뀌었는데 변경 승인 없이 새 사람 급여를 올린 경우. 사업에 참여하지 않은 인력에게 지급한 금액을 불인정 사항으로 적어 둔 공고문이 있습니다.
• 참여율 합계가 100%를 넘음 — 같은 사람이 여러 사업에 동시에 참여하면서 각 사업에 참여율을 따로 잡은 경우
• 대표자 참여율 상한 초과, 수당·성과급 포함 — 1절에서 본 사업별 제한을 놓친 경우
• 원천세 공제 후 금액만 등록 — 원천세 공제 전 금액을 집행액으로 보도록 정한 공고문이 있습니다. 실수령액만 올리고 원천세 납부분을 빠뜨리면 금액이 맞지 않습니다.
• 사업기간 밖 근무분 — 사업기간 이전 근무분을 기간 중에 지급해도 인정되지 않습니다.

3. 자문료·강사료 — 인건비와 다른 점

외부 전문가에게 주는 자문료나 강사료는 직원 급여가 아니라 보통 기타소득입니다. 고용관계 없이 강연을 하거나, 전문 지식을 활용하거나, 수당 성격의 대가를 받고 일시적으로 제공하는 용역의 대가가 여기에 해당합니다(소득세법 제21조제1항제19호).

• 지급하는 쪽이 원천징수를 해야 하고(소득세법 제127조제1항제6호), 세율은 20%입니다(제129조제1항제6호라목).
• 이런 기타소득은 받은 금액의 60%를 필요경비로 봅니다(소득세법 시행령 제87조제1호의2). 그래서 실제 원천징수액은 지급액보다 훨씬 적게 나오는데, 지방소득세도 함께 원천징수하니 한 번 더 확인하세요.
• 증빙은 언제, 몇 시간, 무엇을 자문했는지가 보이는 자문일지나 결과보고서, 전문가 본인 서명, 계좌 지급 내역, 원천징수 내역이 기본입니다. 등급·시간별 단가를 두는 사업이라면 소요시간이 없을 때 단가를 확인할 수 없습니다.

4. 회의비

꼭 갖출 서류

• 회의록 — 일시, 장소, 참석자, 안건, 결과
• 참석자 명단(가능하면 서명), 회의 사진
• 사업비카드 전표

자주 틀리는 부분

• 내부 직원끼리 식사 — 회사 내부 직원 간 회의비를 불인정 사항으로 적어 둔 공고문이 있습니다.
• 식대 영수증만 있고 회의록이 없음 — 회의비 식대라면 참석자와 회의 내용이 기록돼 있어야 한다고 정한 공고문도 있습니다.
• 1인당 기준 초과, 주류·심야 결제
• 카드 사용제한 업종 — 보조사업비 카드는 쓸 수 없는 업종이 정해져 있어, 장소에 따라 결제부터 막힐 수 있습니다.

5. 여비

보조사업자가 자체적으로 정한 여비 지급규정이 있으면, 검증할 때도 그 규정을 따릅니다(보조사업 정산보고서 검증지침 제13조제4항). 규정이 없으면 사업 지침의 기준을 따라야 하니, 사업을 시작할 때 규정을 마련해 두면 정산이 훨씬 쉬워집니다.

꼭 갖출 서류

• 출장 명령(사전 결재) — 누가, 언제, 어디로, 왜
• 출장 결과보고 — 무엇을 했고 사업에 어떻게 이어졌는지
• 교통·숙박 영수증, 일비·식비를 정액으로 준다면 그 규정

자주 틀리는 부분

• 사업과 관련이 약한 출장, 결과보고가 없는 출장
• 규정보다 높은 숙박비, 근거 없는 자가용 유류비
• 해외 출장인데 사전 승인이나 사업계획 반영이 없는 경우
• 여비 비목 한도 초과

6. 세 비목 공통

• 지급수단 — 사업비카드나 사업비 통장 계좌이체로. 현금 지급은 지급 사실을 확인할 수 없어 인정받기 어렵습니다.
• 사업기간 — 근무·회의·출장 모두 사업기간 안이어야 합니다.
• 보관 기간 — 보조사업 수행과 관련된 계산서·증거서류는 5년간 보관해야 합니다(보조금 관리에 관한 법률 제25조제3항, 같은 법 시행령 제10조의2).

정리 — 사업 시작할 때 한 번만

• 공고문·산정기준에서 편성 가능 비목, 비목 한도, 사람에 대한 제한을 확인했는가
• 참여인력 명단과 참여율이 다른 사업과 겹치지 않는가
• 자문료·강사료의 원천징수를 챙겼는가
• 회의는 회의록, 출장은 명령서와 결과보고를 바로 남기는가
• 여비 지급규정이 있는가

세 비목은 금액이 작아 보여도 매달, 매번 반복되기 때문에 작은 누락이 쌓이면 정산 때 큰 금액이 됩니다. 처음 한두 달 증빙을 어떻게 남기는지만 잘 잡아 두셔도 정산이 훨씬 편해집니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(kicpa1658@gmail.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

대표 인건비도 보조금으로 받을 수 있나요?

사업마다 다릅니다. 대표자 참여율에 상한을 두거나 인건비 편성 자체를 막는 사업도 있습니다. 정산 검증도 그 사업의 비목별 산정기준을 따르므로(보조사업 정산보고서 검증지침 제13조제3항), 공고문과 산정기준을 먼저 확인하셔야 합니다.

직원끼리 점심 먹으며 회의했는데 회의비로 처리할 수 있나요?

내부 직원끼리 쓴 회의비를 불인정 사항으로 적어 둔 사업 공고문이 있습니다. 외부 참석자가 있었는지, 안건·참석자·결과가 적힌 회의록이 있는지가 관건이고, 사업 지침이 정한 1인당 기준도 함께 보셔야 합니다.

여비는 어느 기준으로 인정되나요?

보조사업자가 자체적으로 정한 여비 지급규정이 있으면 검증할 때도 그 규정을 따릅니다(보조사업 정산보고서 검증지침 제13조제4항). 규정이 없다면 사업 지침이 정한 기준을 따르게 되므로, 사업을 시작할 때 규정을 마련해 두는 것이 좋습니다.