위하고 계정과목·적요, 어떻게 정리할까?

「위하고 기초」 연재 2편입니다. 1편에서 회사등록과 환경설정을 맞췄다면, 이제 장부의 뼈대인 계정과목과 적요를 회사에 맞게 다듬을 차례입니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사(도소매, 12월 결산)로 듭니다.

1. 계정과목은 만들기보다 고르는 것

위하고에는 일반기업회계기준에 따른 일반적인 계정과목이 처음부터 들어 있습니다. 담당자가 할 일은 새 계정을 많이 만드는 것이 아니라, 우리 회사가 쓸 계정을 고르고 나머지를 정리하는 것입니다. 계정과목 코드에 따라 재무제표가 만들어지므로, 위하고를 처음 쓸 때 정확하게 맞춰 두어야 합니다.

메뉴 위치: 회계관리 › 기초정보관리 › 계정과목및적요등록

2. 화면에서 볼 것

3. 회사에 맞게 다듬는 순서

① 업종에 맞는 비용 대역을 고릅니다. 같은 「복리후생비」라도 어디에 넣느냐에 따라 코드 대역이 다릅니다.

(주)샛별상사는 도소매라 비용은 판관비(800번대)를 씁니다. 제조업이라면 공장 직원 식대는 500번대, 본사 직원 식대는 800번대처럼 나눠야 원가가 맞게 나옵니다. 어느 대역을 쓸지 처음에 정하고, 회사 안에서 같은 기준으로 넣습니다.

② 쓰지 않는 계정은 감춥니다. 비슷한 이름의 계정이 많으면 입력할 때 엉뚱한 계정을 고르기 쉽습니다. 우리 회사와 관계없는 계정은 「사용」을 「1.부」로 돌려 두면 입력 화면에서 사라집니다. 다만 이미 전표가 들어간 계정을 감추기 전에는 계정별원장에서 잔액과 사용 내역부터 확인합니다.

③ 새 계정은 꼭 필요할 때만 만듭니다. 기존 계정으로 표현할 수 없는 거래가 반복될 때만, 회사설정 계정과목 범위 안에 추가합니다. 5자리 체계를 쓰는 회사는 본 계정(예: 81100 복리후생비)에 커서를 두고 더보기의 「세목계정추가등록」으로 81101 회식비처럼 세목을 만듭니다.

④ 이름을 바꿨다면 표준용코드를 확인합니다. 법인은 법인세 신고서에 기업회계기준을 준용해 작성한 재무상태표·포괄손익계산서 등을 붙입니다(법인세법 제60조제2항제1호). 위하고는 표준용코드를 따라 신고용 재무제표 칸을 채우므로, 계정 이름만 바꾸고 표준용코드를 그대로 두면 신고 서식에 엉뚱하게 들어갈 수 있습니다.

4. 적요는 「같은 거래, 같은 말」

적요는 전표 한 줄에 붙는 짧은 설명입니다. 계정마다 현금적요(현금이 오가는 거래)와 대체적요(현금이 오가지 않는 거래)를 등록해 둘 수 있고, 등록하지 않은 적요는 전표 입력 화면 오른쪽 「적요항목(편집)」에서 바로 더할 수도 있습니다.

적요를 통일하면 좋은 점이 셋 있습니다.

• 찾기 쉽습니다. 보조장부의 「적요별원장」은 계정과목별로 같은 적요로 입력된 전표를 모아 보여 줍니다. 적요가 제각각이면 이 화면이 쓸모없어집니다.
• 계정이 흔들리지 않습니다. 「직원 식대」는 늘 복리후생비, 「거래처 선물」은 늘 813 접대비(기업업무추진비)처럼 적요와 계정이 짝을 이루면, 담당자가 바뀌어도 같은 거래가 같은 계정으로 들어갑니다.
• 다음 해가 편합니다. 지난해 같은 거래를 어떻게 처리했는지 적요로 바로 찾을 수 있습니다.

(주)샛별상사라면 이렇게 정해 둘 수 있습니다.

적요는 「무엇을, 누구에게」가 드러나게 짧게 씁니다. 「기타」「비용」처럼 아무 정보가 없는 말은 피합니다.

5. 자주 막히는 곳

• 붉은 계정 이름이 안 고쳐짐: Ctrl+F1을 누른 뒤 오른쪽 칸에서 고칩니다.
• 설정을 바꿨는데 전표 화면에 그대로: 이미 열려 있는 전표 입력 메뉴에는 반영되지 않습니다. 메뉴를 닫고 다시 엽니다.
• 전표 입력에서 계정이 안 보임: 그 계정의 「사용」이 「1.부」로 되어 있는지 봅니다.
• 받을어음현황·차량비용현황에 안 잡힘: 해당 계정에 관리항목이 설정되어 있는지 봅니다.
• 같은 거래가 달마다 다른 계정: 담당자가 바뀌거나 급할 때 생깁니다. 적요와 계정의 짝을 회사 안에서 정해 두고 지킵니다.

6. 개인사업자라면

계정과목 화면과 순서는 법인과 같습니다. 복식부기의무자는 종합소득세를 신고할 때 기업회계기준을 준용해 작성한 재무상태표·손익계산서와 합계잔액시산표 등을 붙여야 하므로(소득세법 제70조제4항제3호), 계정이 정리되어 있어야 신고가 편합니다. 사업소득에 부동산임대업 소득이 함께 있다면 소득별로 나눠 회계처리해야 하므로(같은 법 제160조제4항), 임대 쪽 수입·비용을 따로 볼 수 있게 계정이나 관리항목을 처음부터 나눠 둡니다.

다음 편

3편에서는 거래처 등록을 다룹니다. 거래처 코드와 이름을 어떤 규칙으로 정해야 같은 거래처가 두 번 생기지 않는지 정리합니다.

개별 회사의 처리는 업종·계약·사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

계정과목을 처음부터 새로 만들어야 하나요?

아닙니다. 일반기업회계기준에 따른 일반적인 계정과목은 위하고에 이미 들어 있습니다. 회사 업종에 맞게 쓸 계정을 고르고, 없는 계정만 회사설정 범위 안에서 추가하면 됩니다.

계정코드는 3자리와 5자리 중 무엇을 쓰나요?

대부분의 회사는 기본값인 3자리로 충분합니다. 복리후생비를 식대·회식비처럼 나눠 보고 싶을 때 환경설정에서 5자리(세목 사용)를 고르면 81101, 81102처럼 세목을 만들 수 있습니다. 중간에 바꾸면 기존 장부와 맞추기 번거로우니 처음에 정합니다.

적요는 꼭 넣어야 하나요?

넣지 않아도 전표는 저장되지만, 적요가 있어야 나중에 같은 거래를 찾고 계정이 맞는지 확인할 수 있습니다. 회사 안에서 자주 쓰는 표현을 정해 두고 늘 같은 말로 넣는 것이 좋습니다.