위하고 거래처 등록, 코드 규칙은?

「위하고 기초」 연재 3편입니다. 2편에서 계정과목과 적요를 다듬었다면, 이제 전표마다 붙는 거래처를 정리합니다. 예시는 가상의 회사 (주)샛별상사(도소매, 12월 결산)로 듭니다.

1. 거래처는 세 갈래

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일반 거래처는 매출 때는 상대방의 사업자등록증을 받아 등록하고, 매입 때는 받은 세금계산서·영수증에 적힌 상대방 정보를 보고 등록합니다.

2. 일반 거래처, 이 칸은 꼭 맞춘다

세금계산서에는 공급받는 자의 등록번호를 반드시 적어야 하므로(부가가치세법 제32조제1항제2호), 매출 거래처의 사업자등록번호가 틀리면 세금계산서와 합계표가 함께 틀립니다. 등록할 때 조회 아이콘으로 한 번 확인하는 습관이 가장 확실합니다.

3. 코드와 이름 규칙을 먼저 정한다

거래처가 수백 곳을 넘으면 담당자마다 다르게 적은 이름이 섞이기 시작합니다. 처음에 규칙을 정해 두면, 그 규칙에서 벗어난 이름이 곧 점검할 대상이 됩니다. (주)샛별상사라면 이렇게 정할 수 있습니다.

한 번 쓴 코드는 다른 거래처에 다시 주지 않습니다. 같은 코드에 다른 회사 이름이 올라가면 지난 장부를 볼 때 어느 회사와의 거래였는지 알 수 없게 됩니다.

4. 같은 거래처가 두 번 생기지 않게

• 등록 전에 사업자등록번호로 먼저 찾아봅니다. 이름으로만 찾으면 표기가 조금 다른 기존 거래처를 놓칩니다.
• 중복은 사업자등록번호로만 판단합니다. 이름이 같아도 번호와 대표자가 다르면 다른 거래처입니다. 다만 사업자단위과세 사업자의 종사업장은 주사업장과 번호가 같아도 종사업장번호로 나눠 등록하는 것이 정상이니 중복으로 보지 않습니다.
• 통장 자동수집이 추천한 거래처는 대표자명으로 한 번 더 봅니다. 이름이 같은 다른 사업자가 추천되는 경우가 있습니다.
• 이미 둘로 나뉘어 있다면 바로 합치지 말고, 덜 쓰는 쪽을 미사용으로 돌린 뒤 담당 회계사와 정리 방법을 정합니다. 위하고의 「거래처등코드변환」은 되돌리기 기능이 없습니다.

5. 안 쓰는 거래처는 지우지 말고 「사용안함」

거래가 끝난 거래처는 「사용」 칸을 「사용안함」으로 바꿉니다. 그러면 전표 입력 때 코드도움에 나오지 않아 잘못 고를 일이 줄고, 지난 장부는 그대로 남습니다. 여러 곳을 한꺼번에 바꿀 때는 Code 체크박스로 고른 뒤 아래 액션바의 「일괄」 버튼을 씁니다.

6. 고친 뒤 꼭 할 일

• 이미 입력된 매입매출전표에는 자동으로 반영되지 않습니다. 거래처 정보를 고쳤다면 더보기의 「전표전송」으로 반영합니다.
• 거래처등록 검증으로 두 줄 상호, 특수문자, 영문·한자 상호처럼 전자신고 때 오류가 날 수 있는 거래처를 미리 찾습니다.
• 사업자 진위여부 조회로 국세청의 과세유형·휴폐업 상태와 맞춰 봅니다.

7. 금융·카드 거래처

금융 탭에는 회사 통장을 계좌마다 하나씩 등록하고, 구분(보통·당좌 / 정기적금 / 정기예금)을 맞춥니다. 계좌번호가 같은 통장을 두 번 등록하지 않게 주의합니다.

카드 탭에는 법인카드를 카드번호마다 등록하고, 매입 카드의 「카드구분」을 맞춰 둡니다. 이 값이 부가가치세 신고 때 신용카드매출전표등수령명세서의 유형으로 넘어갑니다. 매출 쪽에는 카드가맹점 번호를 등록합니다.

8. 자주 막히는 곳

• 코드도움에 거래처가 안 나옴: 「사용안함」으로 되어 있는지 봅니다.
• 전자세금계산서 발행이 안 됨: 추가사항 탭의 담당자 이메일이 비어 있는지 봅니다.
• 거래처 정보를 고쳤는데 세금계산서합계표는 그대로: 「전표전송」을 하지 않은 경우입니다.
• 같은 회사가 거래처원장에 두 줄: 사업자등록번호로 찾아 중복인지 먼저 확인합니다.

9. 개인사업자라면

거래처등록 화면과 순서는 법인과 같습니다. 복식부기의무자인 개인사업자는 거래 대금을 금융회사로 주고받거나 인건비·임차료를 지급하거나 지급받을 때 사업용계좌를 써야 하고, 복식부기의무자가 된 과세기간 개시일(사업을 시작하면서 바로 복식부기의무자가 되면 다음 과세기간 개시일)부터 6개월 이내에 사업용계좌를 신고해야 합니다. 이미 신고한 사업용계좌가 있으면 다시 신고하지 않습니다(소득세법 제160조의5제1항·제3항). 신고한 계좌는 금융 탭에서 「사업용계좌」를 「여」로 두면 성실신고 쪽 사업용계좌 잔액 현황에 반영됩니다.

다음 편

4편에서는 전기 잔액을 다룹니다. 지난해 말 잔액을 거래처별로 맞춰 올해 장부를 시작하는 방법입니다.

개별 회사의 처리는 업종·계약·사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

이름이 같은 거래처가 둘 있으면 하나는 지워야 하나요?

이름만으로는 판단하지 않습니다. 사업자등록번호가 다르면 다른 사업자입니다. 운수·건설처럼 비슷한 상호가 많은 업종에서는 이름이 같아도 다른 회사인 경우가 흔합니다. 사업자등록번호까지 같을 때만 중복으로 보고, 그때도 지우기보다 한쪽을 미사용으로 돌립니다.

거래처 이름은 몇 글자까지 들어가나요?

「WEHAGO Smart A 10 회계관리 매뉴얼」은 한글 30자, 영문 60자 이내라고 안내합니다. 실무에서는 한글·영문·숫자·괄호를 가리지 않고 30자를 넘기지 않게 맞추는 것이 안전합니다.

거래가 끝난 거래처는 삭제하나요?

지우지 않습니다. 「사용」을 「사용안함」으로 바꾸면 코드도움에 나오지 않아 실수로 고르는 일이 없고, 지난 장부의 기록은 그대로 남습니다.