회사 법인카드로 쓴 돈을 노조 운영비로도 청구했다면? 법인카드·선불카드 사용분 (노조 운영비 감사 3편)

카드 결제 내역은 증빙 중에서 가장 믿음직해 보이지만, 어느 카드로 결제했는지 보이지 않으면 오히려 이중 지출을 가리는 일이 됩니다. 2편에서 본 중복 청구가 같은 영수증의 반복이었다면, 3편은 같은 지출이 회사와 조합 두 곳으로 흘러간 경우입니다. 1편과 2편에 이어 가상 사례로 풀어 쓰며, 부적정 여부는 단정하지 않고 확인이 필요한 수준으로만 다룹니다.

1. 법인카드 사용분이 운영비로 올라오는 경로

회사 법인카드로 식사나 교통비를 결제하면 회사 경비로 정산됩니다. 그런데 그 카드 매출전표가 조합 경비내역서에도 붙어 운영비로 청구되면, 같은 돈이 두 번 나갑니다. 점검에서는 증빙에 표시된 카드번호 앞자리나 카드사 정보를 보고 회사 법인카드 사용분을 가려냅니다. 결제정보가 없는 영수증은 어느 카드인지 알 수 없어서 가려내지 못하는 것이 가장 큰 한계입니다.

법인카드 사용분이 나왔다고 곧바로 이중 청구라고 말할 수는 없습니다. 본인이 회사에 변제한 뒤 조합에서 지급받은 경우라면 회사에는 이미 정산이 끝난 상태일 수 있기 때문입니다.

2. 선불카드 사용분이 운영비로 올라오는 경로

조합 행사에서 선불카드나 상품권을 선물로 나눠 주는 일이 있습니다. 이때 일부가 남으면 누가 보관하고 어떻게 쓰는지 정해 두어야 합니다. 남은 카드가 조합에 환입되지 않은 채 개인 경비 결제에 쓰이고 그 사용분이 운영비로 청구되면, 조합 수입이 개인 이익으로 옮겨 간 모양이 됩니다. 이것도 개인에게 지급된 몫을 쓴 것일 수 있어서 지급 대장과 대조해야 합니다.

3. 어떻게 가려내나

가상 사례로 보면 이렇습니다.

조합이 직접 할 수 있는 확인은 세 가지입니다. 청구서에 결제 카드정보를 반드시 받고, 회사 경비 정산 내역과 대조할 수 있도록 회사에 협조를 요청하고, 선물로 지급한 선불카드는 일련번호 단위의 지급 대장과 잔여분 환입 내역을 대조합니다.

4. 예방하는 방법

• 운영비를 청구할 때 세부 내역과 카드 결제정보를 함께 받습니다.
• 법인카드를 잘못 결제한 건은 회사에 변제가 끝났는지 확인한 뒤에 지급합니다.
• 선물로 지급하는 선불카드와 상품권은 관리대장을 만들어 일련번호나 수량, 수령자, 서명을 기록합니다.
• 남은 지급수단은 보관, 환입, 보고 같은 처리 절차를 정해 둡니다.

5. 회사 쪽에서 볼 점

법인카드 정산 담당자는 조합 활동을 위해 법인카드를 쓴 내역이 있는지, 있다면 어떤 근거와 승인으로 처리됐는지를 기록해 둬야 합니다. 앞서 본 부당노동행위 규정(제81조제1항제4호)과 맞닿는 쟁점이어서 회사가 조합 활동 비용을 부담하는 일은 근거와 범위를 문서로 남기고 공인노무사 등의 검토를 받는 것이 안전합니다.

담당자 점검표

• ☐ 청구서에 결제 카드정보(카드번호 앞자리 등)가 함께 붙어 있다
• ☐ 법인카드 사용분은 회사 정산 여부를 확인한 뒤에 지급한다
• ☐ 선물용 선불카드와 상품권의 관리대장이 있다
• ☐ 행사 뒤 남은 지급수단의 처리 절차가 정해져 있다
• ☐ 회사가 조합 활동 비용을 부담하는 경우 그 근거와 범위를 문서로 남긴다

다음 편에서는 지출의 업무 관련성과 목적을 가리는 방법을 다룹니다. 사례와 금액은 가상 수치이고, 개별 사안은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

출처: 노동조합 및 노동관계조정법 제81조

자주 묻는 질문

법인카드 사용분이 노조 운영비로 청구되면 왜 문제가 되나요?

같은 지출이 회사에는 경비로, 조합에는 운영비로 두 번 청구되면 이중 지출이 되기 때문입니다. 조합 운영비는 조합 활동, 복지, 교육, 회의 같은 조합의 공적 목적에 써야 하는 돈이고 회사 경비와 겹치는 지출은 부적정 집행으로 볼 수 있습니다. 다만 본인이 법인카드를 잘못 결제한 뒤 회사에 변제해 정산을 마친 경우일 수도 있어서, 감사에서는 「확인 필요」로 남기고 회사 정산 내역과 대조하도록 합니다.

선불카드 사용분은 무엇이 문제인가요?

조합 행사에서 선물로 선불카드 같은 지급수단을 나눠 주고, 남은 것이나 잔액을 조합에 돌려놓지 않은 채 개인이 쓴 내역을 운영비로 청구하는 경우입니다. 조합 수입으로 산 자산성 물품이 개인 경비로 흘러간 모양이 되므로, 지급 대장과 잔여분 환입 절차가 있어야 합니다. 개인에게 지급된 몫을 쓴 것일 수도 있어서 이 경우도 추가 확인이 필요합니다.

회사가 노조 활동 비용을 내 주는 것은 문제가 없나요?

별개의 쟁점입니다. 노동조합 및 노동관계조정법 제81조제1항제4호는 사용자가 노동조합의 운영비를 원조하는 행위를 부당노동행위로 정하고, 단서에서 근로시간 중 제24조제2항에 따른 활동을 사용자가 허용하는 것, 후생자금 기부, 최소한 규모의 사무소 제공 같은 예외를 두며, 자주적 운영이나 활동을 침해할 위험이 있는지는 같은 조 제2항의 사항(원조의 목적과 경위, 횟수와 기간, 금액과 방법, 조합 총수입에서 차지하는 비율, 관리방법과 사용처 등)을 고려해 판단합니다. 구체적 사안은 공인노무사 등 노무 자문과 함께 보시기 바랍니다.