연차 사용촉진제도, 미사용 연차수당을 줄이려면 언제 무엇을 서면으로 해야 하나요?

직원이 연차를 다 쓰지 못하고 한 해가 지나면 사장님 입장에서는 두 가지 걱정이 생깁니다. 하나는 남은 연차를 수당으로 줘야 하는지이고, 다른 하나는 연말에 한꺼번에 몰려서 쉬겠다고 하면 어떻게 하느냐입니다. 오늘은 성종회계에서 사장님들이 자주 묻는 질문을 바탕으로, 근로기준법 제61조의 연차 사용촉진제도를 순서대로 정리해 보겠습니다. 개별 사안은 취업규칙·근로계약과 사실관계에 따라 달라질 수 있으니 참고용으로 봐 주세요.

1. 연차는 1년 지나면 사라지는데, 왜 수당이 문제가 되나요?

근로기준법 제60조 제7항은 연차휴가가 1년간 행사하지 않으면 소멸한다고 정합니다. 그런데 단서가 있습니다. 사용자의 귀책사유로 사용하지 못한 경우에는 그러하지 아니하다는 것입니다. 직원이 쓰고 싶어도 회사 사정으로 못 썼다면 소멸하지 않고 수당 문제가 남을 수 있다는 뜻입니다.

이때 사용자가 제61조의 촉진 조치를 모두 했다면, 소멸된 휴가에 대해서는 보상할 의무가 없고 귀책사유에도 해당하지 않는 것으로 봅니다. 그래서 사용촉진은 사실상 "직원이 안 쓰고 넘긴 연차에 대해 수당 책임을 지지 않기 위한 절차"입니다.

2. 두 단계 절차 (맨 위 그림 참고)

연차 사용기간이 끝나는 날(제60조 제7항의 1년이 끝나는 날)을 기준으로 거꾸로 셉니다.

1단계: 사용 시기를 정해 알리라고 촉구. 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 않은 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구해야 합니다(제61조 제1항 제1호).

2단계: 직원이 안 정하면 사용자가 시기를 정해 통보. 직원이 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용 시기를 정해 알리지 않으면, 사용기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 않은 휴가의 사용 시기를 정해 직원에게 서면으로 통보해야 합니다(근로기준법 제61조 제1항 제2호).

기한 계산은 사용기간 종료일에서 거꾸로 세어 달력에 표시해 두는 방식이 안전합니다. 예를 들어 연차 사용기간이 12월 31일에 끝나는 직원이라면, 6개월 전(7월 초)을 기준으로 10일 이내에 1단계를, 2개월 전(10월 말)까지 2단계를 마쳐야 하는 식으로 잡습니다. 정확한 일수 계산은 고용노동부 안내나 노무사와 확인하시기 바랍니다.

3. 입사일 기준이면 직원마다 날짜가 다릅니다

연차 사용기간을 회계연도로 맞춰 관리하는 회사도 있고 입사일을 기준으로 관리하는 회사도 있습니다. 어느 쪽이든 촉진의 기준일은 "그 직원의 연차 소멸일"입니다. 입사일 기준이면 직원마다 소멸일이 다르므로 촉구 시점도 달라집니다. 직원별 소멸일과 촉구일·지정일을 적은 관리표를 만들어 두면 놓치지 않습니다. 어떤 방식으로 관리하는지는 취업규칙에 적혀 있는지 먼저 보세요.

4. 이런 실수가 잦습니다

• "연말에 말로 쓰라고 했다": 법이 촉구와 시기 통보를 서면으로 하도록 정하고 있어서, 구두 안내만으로는 절차를 밟았다고 볼 수 없습니다.
• 직원 전체에게 공고만 붙인다: 제1호는 "근로자별로" 미사용 일수를 알려주라고 합니다. 개인별 미사용 일수가 적힌 문서가 필요합니다.
• 1단계만 하고 2단계를 빠뜨린다: 직원이 시기를 정해 통보하지 않으면 사용자가 지정해 서면 통보해야 합니다.
• 기한을 넘긴다: 10일 이내, 2개월 전까지 모두 기한이 법에 있습니다.
• 지정한 날에 업무를 시킨다: 사용 시기를 지정해 놓고 그날 출근시키면 분쟁 소지가 큽니다. 지정일에는 실제로 쉬게 하는 것이 안전합니다.

서면은 직원이 받았다는 증빙(서명, 수령 확인, 발송 기록 등)을 남기고, 보관 기간을 정해 두세요.

5. 1년 미만 직원은 절차가 따로 있습니다

입사 1년 미만 직원의 월 개근 휴가(제60조 제2항)는 제61조 제2항이 따로 정합니다. 촉구는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내, 사용 시기 지정은 끝나기 1개월 전까지입니다. 다만 먼저 촉구한 이후 새로 생긴 휴가에는 1개월 전을 기준으로 5일 이내 촉구, 10일 전까지 통보하는 별도 기한이 있습니다. 자세한 계산은 다음 글에서 다루겠습니다.

6. 촉진과 별개로 알아 둘 것

• 사용촉진은 수당 책임을 줄이는 절차일 뿐이고, 직원이 청구한 시기에 연차를 주어야 하는 의무(제60조 제5항)는 그대로입니다. 사업 운영에 막대한 지장이 있으면 시기를 변경할 수 있을 뿐입니다. 제60조 제5항을 어기면 근로기준법 제110조의 벌칙(2년 이하 징역 또는 2천만 원 이하 벌금) 대상에 포함됩니다.
• 상시 근로자 4명 이하 사업장은 근로기준법 제60조~제62조가 적용되지 않습니다. 근로자 수는 근로기준법 시행령 제7조의2 제1항·제2항에 따라 적용 사유 발생일 전 1개월을 기준으로 산정합니다. 다만 근로기준법 제60조~제62조의 적용 여부를 판단할 때는 근로기준법 시행령 제7조의2 제3항의 특례가 있어서, 그렇게 월 단위로 산정한 결과 적용 사유 발생일 전 1년 동안 계속 5명 이상이었다면 적용 사업장으로 봅니다(근로기준법 제60조 제2항의 1년 미만 연차에 관한 부분은 이 특례에서 제외). 경계에 있는 사업장은 확인하세요.
• 퇴사하는 직원의 남은 연차 수당과 퇴직금 평균임금에 미치는 영향은 별도 글로 다룹니다. 수당의 원천세 처리와 귀속 시기는 세무 쟁점이라 세무 글에서 설명합니다.

7. 한 장 체크

① 직원별 연차 소멸일을 표로 정리했나요? ② 소멸 6개월 전 기준 10일 이내에 미사용 일수를 적은 서면 촉구를 보냈나요? ③ 직원이 10일 이내에 시기를 통보하지 않으면 소멸 2개월 전까지 사용자가 지정한 서면을 보냈나요? ④ 받았다는 증빙을 보관하나요? ⑤ 지정한 날 실제로 쉬게 했나요?

개별 사안은 취업규칙·근로계약·사실관계에 따라 결론이 달라질 수 있습니다. 이 글은 일반적인 정보 제공이며 법률 자문이 아니므로, 분쟁이 있거나 금액이 큰 경우 노무사·변호사와 상담하시기 바랍니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

연차 사용촉진을 하면 직원에게 연차수당을 안 줘도 되나요?

근로기준법 제61조 제1항의 두 단계 조치(서면 촉구, 사용 시기 서면 지정)를 기한 안에 모두 했는데도 직원이 연차를 쓰지 않아 소멸했다면, 사용하지 않은 휴가에 대해 보상할 의무가 없습니다. 한 단계라도 빠지거나 기한을 넘기면 이 보호를 받기 어렵습니다.

직원이 4명인 가게도 연차 사용촉진을 해야 하나요?

상시 근로자 4명 이하 사업장에는 근로기준법 제60조~제62조(연차휴가·사용촉진)가 적용되지 않습니다(근로기준법 시행령 제7조, 별표 1). 근로자 수는 시행령 제7조의2의 방법으로 산정하니 경계에 있는 사업장은 확인이 필요합니다.

서면 촉구를 하면 직원이 연차를 꼭 써야 하나요?

아닙니다. 사용촉진은 사용자가 수당 지급 의무를 벗어나기 위한 절차이고, 직원이 청구한 시기에 연차를 주는 의무(제60조 제5항)는 별개입니다. 사업 운영에 막대한 지장이 있는 때에만 시기를 바꿀 수 있습니다.