직원이 퇴사할 때 연차수당과 퇴직금, 언제까지 얼마를 어떻게 계산해야 하나요?

직원이 퇴사하는 날이 오면 사장님은 급여 마감 말고도 챙길 게 두 가지 더 있습니다. 쓰지 못한 연차에 대한 수당과 퇴직금입니다. 둘 다 기한이 짧고, 계산 방식이 서로 얽혀 있어서 실수가 잦습니다. 오늘은 성종회계에서 퇴사 정산 상담을 하며 자주 나온 질문을 바탕으로, 조문에 근거해 정리해 보겠습니다. 개별 사안은 취업규칙·근로계약·사실관계에 따라 달라질 수 있으니 참고용으로 봐 주세요.

1. 기한은 14일입니다 (맨 위 그림 참고)

근로기준법 제36조는 근로자가 퇴직한 경우 사용자가 그 지급 사유가 발생한 때부터 14일 이내에 임금, 보상금, 그 밖의 모든 금품을 지급하라고 정합니다. 특별한 사정이 있으면 당사자 사이의 합의로 기일을 연장할 수 있습니다. 퇴직금은 퇴직급여법 제9조 제1항이 따로 14일 이내 지급을 정하고, 마찬가지로 합의로 기일을 연장할 수 있습니다.

기한을 넘기면 근로기준법·퇴직급여법의 벌칙 규정이 문제가 될 수 있습니다. 퇴직금 미지급은 퇴직급여법 제43조 제1호(5년 이하 징역 또는 5천만 원 이하 벌금) 대상이고, 같은 조 단서에 따라 피해자의 명시적인 의사에 반해서는 공소를 제기할 수 없습니다(명단 공개 체불사업주의 명단 공개 기간 중 경우는 제외). 합의로 연장하려면 서면이나 문자로 기록을 남겨 두세요.

2. 퇴직금은 누구에게, 얼마를 줘야 하나

대상. 퇴직급여제도 설정 의무는 계속근로기간이 1년 미만이거나 4주간을 평균하여 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자에게는 적용되지 않습니다(퇴직급여법 제4조 제1항 단서). 반대로 계속근로 1년 이상이고 주 15시간 이상 일한 직원이면 퇴직금제도(또는 퇴직연금)가 적용됩니다.

금액. 퇴직금제도에서는 계속근로기간 1년에 대하여 30일분 이상의 평균임금을 줘야 합니다(제8조 제1항). 계산식은 이렇게 요약됩니다.

퇴직금 ≥ 1일 평균임금 × 30일 × 계속근로연수

평균임금. 근로기준법 제2조 제1항 제6호는 평균임금을 "산정하여야 할 사유가 발생한 날 이전 3개월 동안 그 근로자에게 지급된 임금의 총액을 그 기간의 총일수로 나눈 금액"이라고 정의합니다. 이 금액이 통상임금보다 적으면 통상임금을 평균임금으로 합니다(근로기준법 제2조 제2항). 평균임금 산정기간에 수습 중 3개월 이내, 출산전후휴가, 육아휴직 등이 있으면 그 기간과 그 기간 중 임금은 빼고 계산합니다(근로기준법 시행령 제2조 제1항). 임시로 지급된 임금과 수당은 임금총액에 포함하지 않습니다(근로기준법 시행령 제2조 제2항, 고용노동부장관이 정하는 것은 예외).

가정 계산. 이해를 돕기 위한 가정입니다.

• 퇴직 전 3개월 임금총액 900만 원, 그 기간 총일수 92일 → 평균임금 약 9만 7,826원
• 계속근로 3년 → 9만 7,826원 × 30일 × 3 = 약 880만 원

3. 미사용 연차수당은 어떻게 되나

연차유급휴가는 1년간 행사하지 않으면 소멸하지만, 사용자의 귀책사유로 사용하지 못한 경우에는 그렇지 않습니다(근로기준법 제60조 제7항). 사용자가 제61조의 사용촉진 조치를 모두 했다면 소멸된 휴가에 대해 보상할 의무가 없습니다(앞 글 참고). 사용촉진은 재직 중 연차가 소멸하는 시점에 맞춰 밟는 절차이므로, 퇴사 시점에 남아 있는 연차는 소멸한 휴가의 보상 문제와 구분해서 봐야 합니다. 퇴사로 연차를 쓸 기회가 없어진 경우의 수당 처리와 산정 방법은 취업규칙, 고용노동부 해석, 판례를 함께 봐야 하니, 퇴사 정산 전에 해당 해석과 판결문 원문으로 확인하시기 바랍니다.

연차수당은 임금이므로 퇴직 시 다른 금품과 함께 14일 이내 정산 대상이 됩니다(제36조).

4. 연차수당이 퇴직금 평균임금에 미치는 영향

평균임금은 퇴직 전 3개월 동안 "지급된 임금의 총액"으로 계산하므로, 그 기간에 연차수당이 들어가면 평균임금이 올라 퇴직금이 늘어날 수 있습니다. 조문(근로기준법 제2조 제1항 제6호)에는 연차수당을 어떻게 넣는지 따로 정해 두지 않았고, 「소규모 사업주와 근로자를 위한 노동법 Q&A」(2021년 작성 안내서)는 다음과 같이 구분해 설명합니다.

• 퇴직 전에 이미 발생해 지급한 연차수당: 예를 들어 전년도 근로로 생긴 연차를 쓰지 못해 이듬해 초 수당으로 지급했다면, 그 수당액의 3/12을 퇴직금 산정을 위한 평균임금의 기준임금에 포함합니다.
• 퇴직 때문에 지급 사유가 생긴 연차수당: 퇴직하는 해에 쓰지 못한 연차에 대해 퇴직 시 정산하는 수당은 평균임금 산정에 포함하지 않습니다.

아래는 영향의 방향을 보여 드리기 위한 가정 계산입니다. 위 가정(임금총액 900만 원, 92일, 3년)에서 퇴직 전 1년 안에 이미 지급한 연차수당이 50만 원이라면(안내서 예시처럼 지급 후 1년 이내에 퇴직한 경우), 그 3/12인 12만 5천 원이 더해져 임금총액이 912만 5천 원이 되고 평균임금은 약 9만 9,185원, 퇴직금은 약 893만 원입니다. 앞의 약 880만 원보다 12만 원가량 늘어납니다.

이 안내서는 2021년에 작성된 설명이고 개별 사안의 결론은 아닙니다. 급여대장에 연차수당을 어느 항목·시기에 넣었는지에 따라 계산이 달라지니, 정산 전에 고용노동부 해석과 판결문 원문으로 다시 확인하세요.

5. 사장님이 놓치기 쉬운 것

• 퇴직금은 개인형퇴직연금(IRP) 계좌로 이전하는 것이 원칙입니다. 근로자가 지정한 계좌로 이전하고, 지정하지 않으면 근로자 명의 IRP 계정으로 이전합니다. 다만 55세 이후 퇴직 등 대통령령이 정한 사유에는 예외가 있습니다(퇴직급여법 제9조 제2항·제3항).
• 퇴직금을 받을 권리는 3년간 행사하지 않으면 시효로 소멸합니다(제10조). 사장님이 지급을 미뤄도 직원의 청구권은 3년 안에 행사할 수 있다는 점을 알아 두세요.
• 급여대장·연차 사용 기록·근태 기록은 퇴사 후에도 보관하세요. 정산 금액을 두고 다툼이 생기면 이 자료가 근거가 됩니다.
• 연차수당과 퇴직금에 대한 원천징수와 귀속 시기는 세무 쟁점입니다. 별도의 세무 글에서 다룹니다.

6. 한 장 체크

① 퇴사일과 계속근로기간(1년 이상, 주 15시간 이상)을 확인했나요? ② 퇴직 전 3개월 임금총액과 총일수를 급여대장으로 뽑았나요? ③ 연차 사용 현황과 사용촉진 서면 기록을 정리했나요? ④ 14일 안에 지급하거나, 연장 합의를 기록으로 남겼나요? ⑤ 퇴직금을 IRP 계좌로 보낼 준비를 했나요?

개별 사안은 취업규칙·근로계약·사실관계에 따라 결론이 달라질 수 있습니다. 이 글은 일반적인 정보 제공이며 법률 자문이 아니므로, 분쟁이 있거나 금액이 큰 경우 노무사·변호사와 상담하시기 바랍니다.

궁금한 점은 이 사이트의 「상담 신청」이나 메일(cpa@taxhong.com)로 편하게 문의해 주세요.

자주 묻는 질문

퇴사하는 직원에게 연차수당과 퇴직금은 언제까지 줘야 하나요?

연차수당 같은 임금과 그 밖의 모든 금품은 지급 사유가 발생한 때부터 14일 이내(근로기준법 제36조), 퇴직금도 지급사유 발생일부터 14일 이내(근로자퇴직급여 보장법 제9조 제1항)에 지급해야 합니다. 특별한 사정이 있으면 당사자 합의로 기일을 연장할 수 있습니다.

퇴직금은 어떻게 계산하나요?

계속근로기간 1년에 대하여 30일분 이상의 평균임금을 지급해야 합니다(퇴직급여법 제8조 제1항). 평균임금은 산정 사유 발생일 이전 3개월 동안 지급된 임금총액을 그 기간의 총일수로 나눈 금액이고, 통상임금보다 적으면 통상임금을 평균임금으로 봅니다(근로기준법 제2조 제1항 제6호, 제2항).

퇴직금을 주지 않으면 처벌을 받나요?

퇴직금을 14일 안에 지급하지 않으면 퇴직급여법 제43조 제1호의 벌칙(5년 이하 징역 또는 5천만 원 이하 벌금) 대상이 될 수 있습니다. 다만 같은 조 단서에 따라 피해자의 명시적인 의사에 반해서는 공소를 제기할 수 없습니다(명단 공개된 체불사업주가 명단 공개 기간 중인 경우 제외).